在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台凭借其卓越的功能和优势，为众多企业解决了会计档案管理的难题，下面让我们通过合思服务的两个典型客户案例，深入了解电子会计档案管理对企业的重要性。
客户画像：企业界的璀璨之星
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好想你：红枣行业的上市巨擘
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，年凭证数达3.6万多张。如此庞大的规模和业务量，对其会计档案管理提出了极高的要求。 -
COMMUNE幻师：餐饮界的新兴势力
COMMUNE幻师覆盖36座以上城市，拥有4大核心品牌、100多家直营门店、500多名员工。企业内部有9个信息化系统，年发票数达26万多张，年单据量更是高达47万多张。在快速发展的过程中，其会计档案管理面临着巨大的挑战。
困境剖析：传统档案管理的痛点
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好想你：时间与成本的双重枷锁
在传统的财务归档模式下，好想你财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，不仅对存储空间和人力有巨大的需求，导致成本居高不下，还无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，难以满足会计档案合规性要求。 -
COMMUNE幻师：效率与合规的两难抉择
COMMUNE幻师每年在档案耗材、打印、存储方面的成本就高达53323元。门店报销周期长达2个月，效率低下。同时，企业缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段，难以确保会计档案的合规性，给企业的发展带来了一定的阻碍。
解决方案：合思档案的强大赋能
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好想你：智能联查，提升效率与审计质量
在好想你项目中，合思档案为财务人员带来了便捷的利用体验。通过一键联查功能，财务人员可以快速准确地获取所需信息，工作效率得到了有效提升。在内外审计方面，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的精准匹配，查阅者只需查询电子档案即可定位实物位置，满足了会计档案合规性要求。 -
COMMUNE幻师：自动化归档，深度数据分析
针对COMMUNE幻师的问题，合思上线了电子会计档案管理系统。该系统实现了自动化归档和财务数据分析，减少了50%的人力成本，显著提高了工作效率。通过对档案数据的深度分析，能够满足企业内审的需求，确保会计档案的合规性。
实施路径：精细执行，落地有声
合思档案在客户企业中的实施过程严谨且高效。通过开放式接口互联，自主采集档案数据，对于大文件进行自动切割，对数电票实现自动化解析。在数据处理方面，进行智能关联、自动组装，开展四性检测、业务检测，并自定义版式文件。同时，实现了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，具备水印管理功能，档号符合国标要求。在查询和借阅方面，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
在一些项目中，合思首先对接各类异构系统，利用生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。然后进行凭证数据的自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整，档案关联规则可以进行可视化配置，确保整个实施过程符合会计档案合规性要求。
成果展现：数据说话，价值凸显
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好想你：降本增效，成效显著
在合思档案的助力下，好想你项目取得了显著的成果。人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这些数据充分证明了合思档案在提高效率、降低成本方面的强大能力，同时也满足了会计档案合规性要求。 -
COMMUNE幻师：绿色节能，效益提升
COMMUNE幻师项目同样收获颇丰。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。不仅实现了经济效益的提升，还体现了绿色节能的理念，为企业的可持续发展奠定了基础，有效保障了会计档案的合规性。
客户心声：真实反馈，实力见证
云海肴CFO表示，使用合思档案后，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。初步估算，仅此一项改进，一年内就至少为企业节省了30万元管理成本。和合思的合作，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本，充分满足了会计档案合规性要求。员工也反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷。”
行动号召：选择合思，开启高效合规之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500多家合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效用。
如果您的企业也面临着会计档案管理的难题，渴望满足会计档案合规性要求，不妨选择合思的电子会计档案解决方案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用合思档案，开启企业财务数智化的新篇章。
