合思档案：解锁电子会计档案管理新境界，提升票据信息检索效能

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务管理正面临着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票的快速扩张，使得电子发票在政策上的接收变得合法合规，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复的挑战；业务人员更是饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。此外，企业在档案管理方面还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题严重制约了企业的发展，使得企业在财务管理上效率低下，成本居高不下。而票据信息检索在这样的环境下也变得困难重重，影响了企业对财务数据的及时获取和分析。

合思档案方案：多面出击解难题

合思档案针对企业在电子会计档案管理方面的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。这一全面的解决方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，极大地提升了票据信息检索的准确性和效率。

单套制解决方案更是独具特色，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在实物流转环节，涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等；而电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，档案数据之间建立起完整的勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案无需打印即可应收尽收。这不仅提高了工作效率，还降低了成本，同时也为票据信息检索提供了更加清晰和准确的数据基础。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步优化了票据信息检索的范围和方式。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，为票据信息检索提供了可靠的依据。

功能概览：全方位助力档案管理

合思档案的功能丰富多样，涵盖了多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，为票据信息检索提供了强大的支持。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，确保所有票据信息都能被准确采集，为后续的检索工作奠定基础。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了票据信息检索的效率。

档案管理包括权限管理和精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业制度自主排列、扩展，确保票据信息检索的安全性和规范性。

档案应用实现了多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，为票据信息检索提供了全方位的服务。

核心亮点：合规降本数据增值

合思档案在合规性、降本增效、数据利用等方面具有显著的核心亮点，为企业的票据信息检索提供了有力保障。

在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案合规性管理，满足《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关政策要求。通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保企业在票据信息检索和使用过程中的合规性。

降本增效方面，合思档案可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案管理合规不打印，助力双碳目标落地。例如，它能为企业节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升 90%，让企业在票据信息检索上更加高效、低成本。

在数据利用方面，合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，为企业的票据信息检索和分析提供了更有价值的支持。

价值体现：惠及不同角色

合思档案为不同角色带来了显著的价值，无论是 CEO/高管、归档员/财务还是外部审计人员，都能在票据信息检索和使用中受益。

对于 CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的战略决策提供更准确的票据信息检索支持。

对于归档员/财务人员而言，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让他们在日常的票据信息检索和处理工作中更加轻松自如。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作效率，为审计过程中的票据信息检索提供了极大的便利。

典型场景：多领域显身手

合思档案在多个典型场景中发挥着重要作用，为企业的票据信息检索提供了全面的解决方案。

在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现发票、单据、凭证、账簿、报表等电子档案和自定义档案、实物备查等纸质档案的便捷调阅不打印，混序归集免组装，自动匹配、应收尽收，提高档案管理效率，使得企业在日常的票据信息检索中更加快速和准确。

在审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高审计工作效率，为审计过程中的票据信息检索提供了高效的途径。

在数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保数电票相关的票据信息检索的完整性和准确性。

在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为实物档案相关的票据信息检索提供了有效的手段。

成功案例：实力见证优势

众多企业的成功应用案例充分证明了合思档案的优势。

某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载快、关联匹配时间短、凭证与单据关联次数多等，在票据信息检索方面也更加高效和准确。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，同时也提升了票据信息检索的效率和准确性。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效为统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，大大提高了票据信息检索的效能。

中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间且易损坏、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散查询繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为该集团的票据信息检索提供了有力支持。

市场定位：独特优势显锋芒

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。自 2014 年创立以来，一直致力于云产品服务的创新，服务 6000 + 企业客户，获得了福布斯中国科技 50 强、通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为票据信息检索提供了更强大的技术支持。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，符合国家对于电子档案管理模式调整的目标和方向，在档案管理的便捷性、合规性、数据利用等方面具有明显优势。它拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能满足企业在数电票时代海量电子数据的存储与应用需求，为企业的票据信息检索提供了可靠的保障。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将为企业提供更优质的服务和解决方案。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想提升企业的票据信息检索效能，实现高效、合规的电子会计档案管理，不妨免费试用合思档案，开启全新的财务管理之旅。