在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细化的管理，尤其是会计文件管理。好想你健康食品股份有限公司，作为一家有着深厚历史底蕴的企业，在会计文件管理方面曾经面临诸多挑战。今天，就让我们一同探寻好想你与合思携手，如何在会计文件管理领域实现破局。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者，品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点、3.6W + 年凭证数。然而，随着企业的不断发展，其在会计文件管理方面的痛点也日益凸显。
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的会计文件管理提供了全新的解决方案。
会计文件管理困境大揭秘
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归档难题：时间黑洞与遗失风险
在传统的会计文件管理模式下，好想你财务人员在归档时犹如陷入了一个时间黑洞。他们需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要反复核对，确保与相关凭证一一对应。然而，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。一张重要的发票可能在众多文件中悄然失踪，给后续的财务工作带来诸多麻烦。这种繁琐的归档流程不仅消耗了大量的人力和时间，还降低了工作效率。 -
查找困境：时空枷锁下的低效探寻
纸质档案就像是被戴上了时空枷锁，查找起来极为困难。当财务人员需要查阅某份档案时，他们往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅。受限于时间和空间，他们无法实现实时调阅档案。想象一下，在紧急需要某份重要文件时，却只能在档案柜中慢慢翻找，那种焦急的心情可想而知。而且，纸质档案也无法实现同时借阅以及精准查找，大大影响了工作的进展。 -
成本之殇：空间与人力的双重重压
大量的纸质档案管理对空间和人力提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，占据了宝贵的办公空间。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和查找，人力成本居高不下。随着档案数量的不断增加，这种成本压力也在日益增大。 -
合规隐患：数据安全与长期保存的挑战
纸质档案管理办法在数据安全和长期保存方面存在诸多隐患。它无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸质文件可能会出现损坏、褪色等问题，导致重要数据丢失。而且，纸质档案也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。在日益严格的监管环境下，这种合规隐患给企业带来了潜在的风险。
合思妙策破解管理难题
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打破数据壁垒：同源之钥开启便捷之门
合思为好想你提供的解决方案首先着眼于打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，合思档案系统与好想你各业务系统实现了无缝连接，为财务人员实现了便捷利用。财务人员只需一键操作，就可以联查相关的单据、发票、回单和凭证，工作效率得到了有效提升。就像一把神奇的钥匙，打开了会计文件管理的便捷之门，让财务人员告别了繁琐的手工核对和查找工作。 -
自动组装审计：标准引领效率飞升
在审计方面，合思的解决方案采用了自动组装的方式。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统自动将相关的会计文件进行组装，形成完整的审计资料。这种方式大大提升了审计效率，减少了审计人员的工作量。审计人员可以更加快速、准确地获取所需的信息，确保审计工作的顺利进行。 -
实物高效管理：虚拟库房与二维码的精准匹配
为了实现会计文件的实物高效管理，合思借助虚拟档案库房和二维码技术。系统建立了虚拟档案库房，为每一份实物档案生成唯一的二维码。通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置，实现电子与实物的精准匹配。这种管理方式不仅提高了档案的查找效率，还确保了档案的安全和完整性。
实施步骤：步步为营打造高效管理体系
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流程梳理：精准定位实施切入点
合思团队首先对好想你现有的会计文件管理流程进行了全面梳理和评估。他们深入了解了好想你在会计文件管理方面的各个环节，找出了存在的问题和痛点。通过详细的分析，确定了数据同源、自动组装和实物高效管理等具体实施的切入点。这一步就像是为整个实施过程绘制了一幅精确的地图，确保后续工作能够有的放矢。 -
系统连接：数据自动采集与整合
搭建合思档案系统与好想你各业务系统的连接是实施过程中的关键一步。通过先进的接口技术，实现了数据的自动采集和整合。各业务系统中的数据可以实时传输到合思档案系统中，打破了数据之间的壁垒。这样一来，财务人员可以在一个系统中获取到全面、准确的会计文件信息，大大提高了工作效率。 -
虚拟库房建设：实物档案精准定位
建立虚拟档案库房是实现实物高效管理的重要环节。合思团队为好想你建立了一个虚拟的档案库房，将每一份实物档案的信息录入系统。同时，为实物档案生成唯一的二维码，并粘贴在档案上。通过扫描二维码，系统可以快速显示该档案的详细信息和存放位置。这样，即使档案数量众多，也能轻松实现精准定位。 -
人员培训：确保系统熟练运用
为了确保好想你财务人员能够熟练运用新的管理系统，合思为他们提供了系统操作培训。培训内容包括系统的基本功能、操作流程、注意事项等。通过理论讲解和实际操作相结合的方式，让财务人员快速掌握了系统的使用方法。培训结束后，财务人员能够独立完成会计文件的归档、查找、借阅等操作，为新系统的顺利运行提供了保障。
成果效益：数据见证管理变革
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时间成本大幅降低
实施合思解决方案后，好想你在会计文件管理方面取得了显著的成果。人工耗时大幅减少，减少了90%。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、决策支持等。 -
综合成本显著下降
除了时间成本的降低，合思解决方案还为好想你带来了综合成本的下降。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的存储空间和人力成本，以及提高了工作效率带来的间接效益。 -
管理效能全面提升
通过合思解决方案的实施，好想你实现了会计文件的高效管理和利用。档案的实时调阅、同时借阅和精准查找成为现实，大大提高了财务工作的合规性和准确性。财务人员可以更加快速、准确地获取所需的信息，为企业的决策提供有力支持。
用户反馈：好评如潮见证合作成功
好想你相关负责人表示，合思的解决方案极大地改善了公司会计文件管理的困境，提高了工作效率，降低了成本，是一次非常成功的合作。合思档案系统的应用，让公司的会计文件管理更加规范、高效，为企业的发展提供了有力保障。
财务人员也反馈，使用合思档案系统后，工作变得更加轻松和便捷。他们不再为档案管理的难题而烦恼，可以更加专注于核心业务。系统的便捷操作和强大功能，让他们的工作效率得到了显著提升。
在当前经济环境下，企业对会计文件管理的要求越来越高。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。截至目前，合思已帮助7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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