在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。有这样一家世界500强旗下的教育服务品牌，在行业中占据着重要地位。然而，随着业务的不断拓展和规模的持续扩大，其在财务数字化方面的需求日益凸显，面临的问题也逐渐浮出水面。
这家企业的业务和财务系统众多，且彼此独立，数据之间无法实现互通。这就导致结构化数据的提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档方面，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，过程十分繁琐。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，使得档案资产的利用率极低。
业务困局：财务难题待解
该企业的业务和财务系统就像一个个孤立的岛屿，彼此之间缺乏有效的连接。这种孤立状态使得数据的流通受到极大阻碍，结构化数据提取变得异常困难。电子发票的管理更是让人头疼，每一张发票都需要人工进行打印、查重和验伪，这不仅增加了员工的工作量，还造成了资源的浪费。
实物存档方面，大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，由于档案存放环境等因素的影响，档案损坏的情况时有发生。一旦出现档案损坏，企业可能面临合规风险，这对于一家世界500强旗下的企业来说，是不容忽视的问题。
纸质档案录入工作是一项重复且繁琐的任务，员工需要花费大量的时间将纸质档案中的信息录入到系统中。在这个过程中，由于人为因素的影响，很容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，需要耗费大量的精力和时间来完成。实物凭证与业务的分散，使得查找相关档案变得十分困难，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产的利用率很低，无法充分发挥其应有的价值。
合思方案：全生命周期管理之道
面对该企业在财务方面的诸多难题，合思为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的档案数据来源，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。合思自动封装了40种以上的接口，能够广泛连接异构系统，企业无需开发成本即可介入，真正实现了档案的应收尽收。
接口传输方式也多种多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。通过这些方式，能够将各种来源的档案数据快速、准确地传输到系统中。该方案实现了自动归档，具备智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。
实施步骤：系统搭建与数据整合
合思首先通过自动封装接口广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入，将各种来源的档案数据进行收集。利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将档案数据传输到系统中。
系统对收集到的数据进行智能组单，将相关的档案数据进行合理组合，方便后续的管理和查询。同时，进行四性检测，确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。之后，进行电子档案和实物档案的管理，对档案数据进行分类、存储和维护。
合思还提供了档案借阅、移交、鉴定、销毁等功能，并进行权限监控。在档案借阅方面，用户可以通过系统进行申请，系统会记录借阅信息，实现留痕管理。档案移交过程中，系统会确保数据的准确传输和安全交接。档案鉴定和销毁功能则确保了档案管理的规范性和合法性。权限监控功能则可以对不同用户的操作权限进行设置，确保档案管理的安全性。
显著成效：效率提升与合规保障
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果和效益。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。用户可以通过系统快速定位到所需的档案信息，无需再像以前那样在大量的纸质档案中寻找。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
客户赞誉：合作共赢新征程
该客户对合思提供的解决方案非常满意。他们认为，通过电子化会计档案管理方案，有效解决了公司财务方面的诸多难题，提高了工作效率，降低了成本。合思的系统操作简便，功能强大，能够满足公司多样化的档案管理需求，同时也提升了档案资产的利用率。
合思的专业服务团队在实施过程中给予了及时、有效的支持和帮助。从项目的前期规划到后期的维护，合思团队都全程跟进，确保了项目的顺利推进。客户期待与合思继续合作，进一步深化财务数字化转型，释放数据价值，加深业财融合。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思提供的解决方案已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，就像这家世界500强旗下的教育服务品牌客户一样。如果你也想解决财务数字化转型中的难题，提升财务管理效率，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。现在就拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还能免费试用合思的电子账务管理解决方案。
