合思档案：开启电子会计档案管理新时代

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。根据政策规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革在收票和开票方面均取得了显著进展。如今，政策已明确电子发票接收的合法合规性，全国36个省市区也实现了数电票试点全覆盖。然而，数电票的特殊管理要求，如须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等，给企业财务档案管理带来了新的挑战，企业的信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着档案管理的难题。企业高管需面对纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员则要花费大量时间整理档案数据，工作枯燥乏味；业务人员的报销流程也十分繁琐。传统纸质档案管理更是存在诸多弊端，高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档工作量大、数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏。此时，专业的“电子会计档案管理平台”成为企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的必备工具。电子数据存储在这一过程中显得尤为重要，它能够安全、高效地保存企业的财务档案数据。

合思档案：财务档案管理的得力助手

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币。

合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。它涵盖了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等全流程，能够为企业解决内外交困的档案管理问题。例如，它可以节约纸张和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。电子数据存储在合思档案中得到了充分的保障，为企业的财务数据提供了安全可靠的存放空间。

其功能模块丰富多样，包含发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）等。同时，还提供六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。合思档案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。电子数据存储在合思档案的各个功能模块中有序进行，确保了数据的完整性和可追溯性。

核心功能：创新科技铸就专业品质

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录。例如，单张PDF大文件可实现多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。电子数据存储在多源采集过程中，通过多种方式确保了数据的全面性和准确性。

• 智能制档：规则引擎助力高效管理
  在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。电子数据存储在智能制档过程中，通过规则引擎和字段映射等技术，实现了数据的高效组织和管理。

• 双模式检测：保障数据真实完整
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。电子数据存储在双模式检测的保障下，确保了数据的质量和合规性。

• 档案管理：精准管控灵活扩展
  合思档案的档案管理功能强大。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，还有水印权限管理且范围可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。电子数据存储在档案管理功能中，通过精准的权限管控和灵活的目录扩展，确保了数据的安全和可管理性。

优势对比：合思档案脱颖而出

• 成本节约：降低企业负担
  传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本，而合思档案能为企业节约成本。它可以实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本。电子数据存储在合思档案中，避免了纸质档案存储所需的大量耗材和空间，有效降低了企业的成本。

• 合规保障：符合政策要求
  传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有保障。例如，国家四部委官方试点100%成功验收，其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案确保归档即合规。电子数据存储在合思档案中，通过严格的检测和合规管理，保障了数据的合法性和安全性。

• 数据利用：让数据“活起来”
  传统档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案能让数据“活起来”，通过多维检索可满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览可实现穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题。电子数据存储在合思档案中，通过强大的检索和联查功能，实现了数据的有效利用和价值挖掘。

• 效率提升：快速实现自动归档
  传统档案管理人工环节多、效率低。合思档案可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。例如，某企业使用合思档案后，数据加载30s，关联匹配15min，大大提升了工作效率。电子数据存储在合思档案中，通过自动化的流程和高效的处理能力，提高了企业的工作效率。

案例见证：合思档案成效显著

• 案例一：大型企业的业财一体转型
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。电子数据存储在合思档案中，帮助该企业实现了财务数据的高效管理和利用。

• 案例二：集团型企业的标准化管理
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子数据存储在合思档案中，为该集团型企业提供了统一、高效的档案管理解决方案。

• 案例三：企业的降本增效之路
  一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案的单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准和管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子数据存储在合思档案中，帮助该企业解决了档案管理难题，实现了降本增效。

• 案例四：教育集团的高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。应用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子数据存储在合思档案中，为该教育集团提供了便捷、高效的档案管理方式。

未来展望：拥抱数字化转型

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，都需要企业采用专业的电子会计档案管理平台。

合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能、成功的应用案例等优势，能为企业提供全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理将迎来更广阔的发展前景，合思档案也将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务。

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