在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为众多企业挖掘更多净利润，提供聚合商旅、费控报销等全方位财务数智化服务。今天，我们将聚焦江西奈尔斯·西蒙斯·赫根赛特中机有限公司，看看合思的费用申报工具是如何助力其解决财务难题的。
江西奈尔斯·西蒙斯·赫根赛特中机有限公司，成立于2006年，是江西中机科技产业有限公司与德国奈尔斯·西蒙斯·赫根赛特股份有限公司携手打造的中德合资企业，也是国家级高新技术企业。其业务广泛覆盖国内地铁、铁路等多个领域，在行业内具有重要地位。然而，随着业务的不断拓展，江西中机在财务报销和管控方面面临着诸多挑战。
江西中机：财务报销管控困境凸显
江西中机在全国各地设有服务站点，业务人员出差频繁，差旅费报销不仅频次高，而且金额较大。长期以来，公司一直采用线下报销模式，所有报销业务都集中在12月处理。这导致财务人员连续数周加班，甚至需要借调人员帮忙，工作压力巨大。
公司对审批管理的“颗粒度”要求极高，每个项目都要落实到直属主管。在项目推进过程中，还存在新增、加签等情况，使得整个审批流程复杂繁琐。到了年底集中处理报销时，财务工作推进十分艰难。
高端制造业的销售费用类目复杂多样，包括广告费、租赁费、展览费等不固定运营费用，销售人员薪酬等固定运营费用，以及差旅费、招待费、投标费、赠品费等。这些费用的管控流程和重点各不相同，差异标准计算复杂。在缺乏数字化工具的情况下，费用预算和执行分析变得难上加难。
合思方案：多管齐下破解难题
面对江西中机的困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，费用申报工具在其中发挥了核心作用。
– 差旅标准智能管控
合思的费用申报工具实现了多种差旅标准的智能管控。费用标准控制可实现单笔或累计控制，员工提报费用时自动进行校验，无需二次核查。针对一二三线不同城市的消费水准，有针对性地设定费控标准，当消费超额时会自动提示。这大大提高了费用管控的准确性和效率。
– 线上线下双流合一
报销过程中，每笔报销单据都会形成唯一编码。纸质发票在传递过程中自动嵌入报销电子审批流程，业务人员通过手机即可查看报销审批进展、了解发票送达情况，避免了错报、漏报的情况发生。这种线上审批、线下收票双流合一的模式，让报销流程更加顺畅。
– 费用数据一站式管理
费用申报工具将费用类型一一对照到现有财务ERP系统会计科目，通过设置进项税等信息维度，形成更精准的报销数据，大大降低了返工修改的概率。实现了费用数据的一站式管理，提高了数据的准确性和处理效率。
– BI报表高效透明
合思的费用申报工具配备了BI数据分析报表功能。所有差旅费、办公费等各项费用的发生情况可自动快速生成分析报表，公司管理层对每月费用波动一目了然，为业务决策提供了有力的数据支撑。
实施步骤：量身定制精准搭建
合思根据江西中机的业务特点，进行了定制化开发。首先，将多种差旅标准和审批规则嵌入费用申报工具系统中，实现自动校验和控制。这确保了每一笔费用都符合公司的规定，提高了审批效率。
其次，打通线上审批和线下收票流程，使纸质发票能与电子审批流程有效结合。业务人员和财务人员可以更加方便地操作，减少了沟通成本和错误率。
然后，进行费用数据与现有财务ERP系统的对接，确保数据准确传输和分析。费用申报工具与财务ERP系统的无缝对接，实现了数据的实时共享和更新，提高了财务工作的整体效率。
最后，配置合思BI数据分析报表，实现费用数据的实时展示和分析。管理层可以随时查看费用数据，及时发现问题并做出决策。
显著成果：数据说话效益提升
经过一段时间的实施，合思的费用申报工具为江西中机带来了显著的成果和效益。
– 报销效率大幅提升
实现了报销及付款从填写 – 申请 – 报销 – 入账 – 归档的线上化流转，全面优化了企业费控工作效率。报销效率提升了80%，为员工报销减负，让员工能够更加专注于业务工作。
– 报销周期优化
报销事项无需再堆积到年底集中处理，日常工作中一名财务人员即可轻松应对。大部分报销申请次月就能处理完成，员工报销周期由年度结算变为月度结算。这不仅降低了财务工作量，还使月报数据更加精准。
– 核算效率飞跃
基于报销单据实现全流程自动化管理，报销及费用数据精准高效。财务补贴核算效率提升了75%，进一步提高了财务工作的质量和效率。
客户反馈：专业价值获认可
江西中机财务部经理李国华表示，财务部门是企业最重要的数据中心，担当着为企业管理提供决策分析的重担。随着经营管理对数据的依赖性越来越强，引入合思财务数字化系统，特别是其费用申报工具非常关键。
合思凭借其专业的财务数字化解决方案，帮助江西中机解决了财务报销和管控难题，提升了工作效率和管理水平。如果你也想让企业的财务工作更加高效、合规，不妨选择合思的费用申报工具，开启免费试用，开启财务数字化转型之旅。
