自动化财务报销新选择：合思档案助力企业财务数智化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在市场中扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。

数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。同时，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，却仍未解决纸质文件储存的问题，以及数据存储线下载体的难题。此时，电子会计档案管理平台就显得尤为重要。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，助力企业解决内外交困的档案管理问题，推动自动化财务报销的高效实现。

纸电混合时代档案管理痛点剖析

• 企业高管的管理困境
  企业高管在纸电混合时代面临诸多难题。纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于纸张、装订等耗材，而且储存占地问题严重。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持，无法实现自动化财务报销的高效管控。

• 财务人员的繁琐工作
  财务人员每天需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。长期如此，财务人员的工作热情被消磨殆尽，工作效率低下，严重影响了自动化财务报销的流程推进。

• 业务人员的流程之苦
  业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。这不仅增加了业务人员的负担，也使得报销流程不够顺畅，无法实现自动化财务报销的便捷体验。

此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题都严重制约了企业的发展，使得自动化财务报销难以落地。

合思档案的整体解决方案策略

• 满足多元场景需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为自动化财务报销提供了有力的支持。

• 契合不同角色需求
  对于CEO/高管，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动自动化财务报销的战略升级。

对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率，加快自动化财务报销的流程速度。

对于外部审计，合思档案能实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，确保自动化财务报销的合规性。

合思档案核心模块揭秘

• 发票模块：大数据助力高效匹配
  发票模块提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。这使得企业在处理发票相关的自动化财务报销时，能够快速准确地完成匹配和查询工作，提高工作效率。

• 单据模块：灵活扩展实现高效管理
  单据模块有档案扩展解决方案，具备可灵活扩展的业务模型。它可以多途径自动化归集各类介质档案，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，为自动化财务报销提供了更全面的支持。

• 凭证模块：可视化规则引擎精准匹配
  凭证模块与费控系统等关联，通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，确保自动化财务报销的准确性和合规性。

• 数电票模块：全流程自动化管理
  数电票模块提供多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，推动自动化财务报销的智能化发展。

合思档案竞争优势凸显

• 强大技术支撑
  在技术方面，合思档案拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为自动化财务报销提供了坚实的技术保障。

• 政策合规保障
  合思档案符合国家政策要求，能够进行电子会计档案合规性管理，满足相关政策对电子会计档案法律效力、全生命周期管理闭环等要求。并且，它拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策变化，确保自动化财务报销始终符合法规要求。

• 显著成本效益
  在成本效益方面，合思档案能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。例如，它可以实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性，有效降低了企业自动化财务报销的成本。

• 权威产品认证
  合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这些权威认证充分证明了合思档案的产品实力，为企业选择自动化财务报销解决方案提供了可靠的保障。

合思档案成功案例展示

• 案例一：海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这一成功案例充分展示了合思档案在处理海量单据时的高效性，有力推动了自动化财务报销的实现。

• 案例二：重型装备制造商的标准化变革
  某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。该案例表明合思档案能够有效解决大型企业档案管理难题，促进自动化财务报销的规范化。

• 案例三：企业档案管理的全面优化
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这一案例体现了合思档案对企业档案管理的全面优化，为自动化财务报销创造了良好条件。

• 案例四：教育集团的流程简化
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该案例展示了合思档案在教育行业的应用优势，助力企业实现自动化财务报销的便捷化。

合思档案服务体系保障

合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其服务地点覆盖北京、上海、杭州、深圳、广州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。这样全面的服务体系，为企业提供了便捷的沟通渠道和优质的服务保障，确保企业在使用合思档案实现自动化财务报销过程中遇到的问题能够得到及时解决。

在企业财务数智化转型的浪潮中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，发挥着至关重要的作用。它能为企业提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，助力企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思秉承以客户为中心的服务理念，为7000+付费企业、300万+未来财务人提供服务，帮助企业实现业财融合。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，而合思档案无疑是企业的理想之选。它不断创新和完善，持续为企业提供优质的产品和服务，助力企业在财务数智化转型中取得成功。如果您想体验自动化财务报销带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。