在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，在会计档案管理方面也曾面临诸多困境。合思为其提供的电子会计档案解决方案，成功助力金牌橱柜实现了财务数字化转型，同时也为企业的数字化财务报销带来了新的可能。
金牌橱柜档案管理困境揭秘
在企业运营过程中，会计档案管理是财务工作的重要组成部分。而金牌橱柜在这方面却遭遇了重重难题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同系统中。这些档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作量巨大且效率低下。每一份档案都需要耗费大量的时间和精力去处理，使得财务工作的节奏变得异常缓慢。
保管环节同样不轻松。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。这期间涉及到档案的交接和流转，增加了管理的复杂性和风险。
存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。但随着业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，档案室的空间逐渐变得紧张，管理成本也不断上升。
在管理利用方面，金牌橱柜主要依赖纸质档案管理。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误。这种传统的管理方式已经无法满足企业快速发展的需求，成为了企业财务数字化转型的绊脚石。
合思方案：开启数字化财务报销新征程
面对金牌橱柜的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了电子会计档案解决方案，同时也为数字化财务报销提供了有力支持。
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统一存储：打破数据孤岛
合思的解决方案首先实现了统一存储。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让会计档案数据变得有序且易于管理。通过这种方式，企业可以更加高效地利用档案数据，为数字化财务报销提供准确的数据支持。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在数字化财务报销过程中，每一笔报销都有完整的业务证据支持，财务人员可以轻松追溯到业务的源头，确保报销的真实性和合规性。这种业财一体的管理模式，大大提高了财务报销的效率和准确性。 -
数据共享：一站式查阅
合思建立了数据共享和一站式查阅的平台，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。用户可以便捷高效地查阅所需的会计档案信息，无需在各个系统中来回切换。在数字化财务报销时，相关人员可以快速获取报销所需的档案信息，减少了报销的时间和成本。 -
银行回单无纸化：降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思方案的又一亮点。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了回单处理的效率。在数字化财务报销中，银行回单的无纸化管理使得报销流程更加顺畅，减少了人工干预，提高了报销的速度。
方案实施：步步为营推进数字化转型
合思解决方案的实施是一个系统而严谨的过程，为数字化财务报销的顺利开展奠定了坚实基础。
首先，对金牌橱柜现有的各系统会计档案数据进行梳理。这就像清理一座杂乱的仓库，将数据进行分类、整理，打破数据壁垒，为统一存储做准备。只有数据清晰、有序，才能为后续的数字化财务报销提供准确的数据支持。
接着，搭建会计资料关系，构建以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透。这一步骤需要深入了解企业的业务流程和财务需求，通过技术手段将会计资料与业务紧密结合起来。在数字化财务报销中，这种业财一体的关系可以确保报销的真实性和合规性。
然后，配置银行回单自动采集、切割、组装的系统规则，实现银行回单无纸化管理。这需要对银行回单的格式和内容进行分析，制定合理的采集和处理规则。通过自动化的处理方式，提高了银行回单的处理效率，为数字化财务报销提供了便利。
最后，建立数据共享和一站式查阅的平台，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料结构树。这个平台的建立需要强大的技术支持和完善的功能设计，确保用户可以方便快捷地查阅所需的档案信息。在数字化财务报销中，这个平台可以让相关人员快速获取报销所需的档案信息，提高报销的效率。
方案成果：显著效益推动企业发展
经过一段时间的实施，合思的电子会计档案解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果，同时也优化了数字化财务报销流程。
档案匹配耗时减少了84%，这意味着财务人员在整理档案时可以节省大量的时间和精力，将更多的时间投入到数字化财务报销的审核和分析工作中。档案查询耗时减少了80%，相关人员可以快速获取报销所需的档案信息，大大提高了报销的效率。
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的费用。通过数字化财务报销，减少了纸质文件的使用和人工处理的成本，实现了成本的有效控制。
档案合规性达到100%，满足了企业对档案合规管理的要求。在数字化财务报销中，合规性是至关重要的，合思的方案确保了每一笔报销都符合相关规定，为企业的财务管理提供了有力保障。
金牌橱柜盛赞合思方案
金牌橱柜对合思的电子会计档案解决方案给予了高度评价。合思的方案有效解决了公司档案管理的难题，大幅提高了工作效率，让数字化财务报销变得更加顺畅。
通过合思的方案，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，降低了成本，提升了公司的财务管理水平。在数字化财务报销方面，业财一体的管理模式和便捷的查询平台，让报销流程更加高效、准确。
方案确保了档案的合规性，为公司的稳定发展提供了有力保障。在数字化财务报销中，合规性是企业必须遵循的原则，合思的方案让金牌橱柜在这方面无后顾之忧。
金牌橱柜表示，与合思的合作是一次非常成功的尝试，期待未来有更多深入的合作。他们相信，在合思的支持下，企业的数字化财务报销将不断优化，为企业的发展提供更强大的动力。
行动号召：开启数字化财务报销之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，能为企业提供全面、高效的服务。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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