数电票时代，合思档案助力报销发票归档高效转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的态势席卷企业财务领域。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面全新挑战，信息化建设亟待加速推进。数电票不同于传统发票，它须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列严格要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

传统的纸质档案管理模式，在数电票时代显得愈发捉襟见肘。在纸电混合时代，企业高管面临着诸多困扰。纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要购买大量的纸张、档案柜等耗材，还需要占用大量的存储空间，导致储存占地问题严重。而且，档案数据没有进行有效的汇总整理，难以进行分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员更是被繁琐的纸质档案管理工作压得喘不过气来。档案数据量大，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员也深受其害，出差、招待后报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间和精力。

传统纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，这为企业解决财务档案管理难题指明了方向。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。

合思档案：多元方案解锁报销发票归档新境界

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，宛如一把万能钥匙，能满足企业不同场景下的报销发票归档及档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台独具特色，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。该平台涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），让企业的报销发票归档管理更加高效、便捷。

大数据解决方案如同一位超级数据管家，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，让企业在海量报销发票数据中快速找到所需信息。档案扩展解决方案则拥有可灵活扩展的业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，进一步提升了报销发票归档的效率和灵活性。

数电票解决方案为企业提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现数电票全流程闭环管理，确保报销发票归档的准确性和合规性。

合思档案功能概览：精细管理报销发票归档全流程

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的核心优势之一。它涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等环节，实现了报销发票归档的全面管理。从发票的采集到最终的归档，每一个环节都得到了精细的把控。

多源采集功能支持接口互联、自主采集和手动采集、自主补录两种方式，可采集多渠道、多系统、多类型的会计资料，支持多种格式，拥有众多合作伙伴。这使得企业可以轻松采集各种来源的报销发票，为后续的归档工作提供了有力保障。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，实现“四性检测+业务检测”，同时通过字段映射让查阅更便捷。在报销发票归档过程中，能够自动完成数据匹配和检测，大大提高了工作效率和准确性。

档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能，满足档案不同阶段管理要求。企业可以根据不同的人员角色设置不同的权限，确保报销发票归档数据的安全性和保密性。

合思档案核心亮点：降本增效保障报销发票归档合规

合思档案在报销发票归档方面具有显著的降本增效优势。它可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印。这不仅为企业节省了大量的成本，还提高了工作效率。

连接各类异构业财系统，广泛采集数据，合思档案成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现业财税档全链路拉通。在报销发票归档过程中，能够将业务、财务、税务等环节的数据进行整合，为企业提供更加全面、准确的财务信息。

符合国家政策要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，保障档案合规。在报销发票归档时，能够确保发票的真实性和合规性，避免企业面临税务风险。

拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。随着数电票的不断推广和应用，合思档案能够及时调整和优化，为企业提供更好的报销发票归档服务。

合思档案价值体现：为不同角色赋能报销发票归档管理

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。通过有效的报销发票归档管理，为企业的战略决策提供有力支持。

对于归档员/财务来说，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。让报销发票归档工作变得更加轻松、高效。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在报销发票归档方面，能够为外部审计提供更加便捷、高效的服务。

合思档案典型场景：全方位覆盖报销发票归档应用

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。在报销发票归档后，企业可以根据需要快速查询和调阅相关发票信息。

档案移交实现电子+实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。这些功能确保了报销发票归档过程中的每一个环节都符合规范和要求。

线下实物管理实现电子&实物档案高度关联，查询电子档案即可定位实物档案位置，通过静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，实现实物档案的精细化管理。在报销发票归档涉及实物档案时，能够进行有效的管理和定位。

多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化，借阅过程透明化，一键到期催还。方便企业在不同场景下对报销发票归档数据进行管理和利用。

合思档案成功案例：见证报销发票归档卓越成效

某企业年单据量2.6亿，通过合思档案实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显著提升。在报销发票归档方面，大大提高了工作效率和准确性。

某集团型企业通过合思档案的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。有效解决了报销发票归档中的成本和合规问题。

某企业通过合思档案的单套制管理方案，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在报销发票归档过程中，实现了成本和效率的双重提升。

某教育集团通过合思档案形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。让报销发票归档工作更加便捷、高效。

合思档案市场定位：电子会计档案管理领军者

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。雄厚的实力为合思档案在报销发票归档领域的发展提供了坚实的保障。

合思档案拥有多项计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这些认证和荣誉证明了合思档案在报销发票归档方面的专业性和可靠性。

合思档案提供领先的单套制解决方案，符合国家政策要求，能够实现档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在报销发票归档过程中，确保了每一个环节都符合政策和规范要求。

合思档案具有强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能够满足企业海量电子数据的存储与应用需求。为企业的报销发票归档提供了强大的技术支持。

综上所述，合思档案能够帮助企业解决内外交困的报销发票归档管理问题，实现显著的降本增效，连接业财系统，保障数据合规，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将助力企业实现全面数字化。

合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质的服务和支持。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式了解合思档案，选择合思档案开启财务数字化转型之旅，还可免费试用，体验合思档案在报销发票归档方面的卓越功能。