数电票时代，合思档案开启自动化财务报销新征程

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，2025年数电票全覆盖的目标正稳步推进，企业财务档案管理迎来了前所未有的挑战。纸质与电子票据混合的时代，企业各层级人员都面临着诸多难题。企业高管苦于纸质档案管理成本居高不下，不仅耗费大量资金，还占用大量存储空间，而且档案数据难以有效分析利用；财务人员被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的困境。

与此同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本、档案室等存储空间需求，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据无法有效利用，以及高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等问题，都让企业深刻认识到，信息化建设亟待加强。国家政策的支持，让电子会计档案与纸质会计档案具备了同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了及时而有效的方案。

合思档案：财务数智化领域的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，前身为易快报，自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。公司秉持以客户为中心的服务理念，不断加大研发投入，成立以来已累计融资超15亿元人民币，并在多地设立了研发中心和直营服务网络。

合思档案作为合思旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业打造便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理解决方案。它就像一位贴心的财务管家，能够解决企业内外交困的档案管理问题，帮助企业节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力，为自动化财务报销提供了有力支持。

核心功能：科技赋能自动化财务报销

• 智能采集：数据获取的智慧钥匙
  智能采集功能是合思档案的重要特色之一。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这一功能大大提高了数据采集的效率和准确性，为自动化财务报销提供了坚实的数据基础。

• 智能制档：档案关联的高效引擎
  智能制档功能让会计档案管理变得更加高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保自动化财务报销的合规性。

• 档案管理：精细管控的安全屏障
  档案管理功能体现了合思档案的精细化和安全性。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能为自动化财务报销提供了安全可靠的档案管理环境。

• 档案应用：便捷查询的信息桥梁
  档案应用功能为企业提供了便捷的档案查询和利用方式。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据，档案借阅服务透明化等。这使得企业在自动化财务报销过程中能够快速获取所需的档案信息，提高工作效率。

优势凸显：对比传统，引领自动化财务报销潮流

传统档案管理方式存在诸多弊端。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。而合思档案则具有显著优势，能为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。

在数据存储和处理方面，传统档案管理效率低下，难以应对海量电子数据的增长。而合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为自动化财务报销提供了强大的技术支持。

在档案关联和证据链完整性检测方面，传统档案管理较为薄弱。合思档案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让自动化财务报销更加可靠。

在调阅和利用方面，传统档案管理不够便捷。而合思档案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，为自动化财务报销提供了便捷的信息获取途径。

应用案例：真实见证自动化财务报销价值

• 案例一：海量单据企业的管理变革
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，让自动化财务报销更加高效。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，提高了自动化财务报销的规范性。

• 案例三：低效管理企业的逆袭之路
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为自动化财务报销带来了显著的效益提升。

• 案例四：教育集团的效率提升之旅
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让自动化财务报销更加顺畅。

合思档案的出现，为企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了显著的降本增效。它节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性，是企业数字化建设的必然选择。它补足了企业信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

未来，合思档案将持续迭代、接口开放，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化，为企业提供更优质、更高效的财务数智化服务。随着国家政策对电子会计档案管理的支持力度不断加大，企业对财务数智化的需求日益增长，合思档案有望在市场中取得更广泛的应用和发展，助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想体验合思档案带来的自动化财务报销新体验，不妨点击免费试用。