合思档案：开启自动化财务报销与高效档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管为纸质档案管理成本巨大而烦恼，不仅储存占地，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的困境，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。

同时，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，影响企业财务档案管理合规及全面数字化。而自动化财务报销在解决这些痛点中能起到关键作用，它可以让整个报销流程更加高效、准确，减少人工操作带来的失误和繁琐。

合思档案：精准破局企业痛点

合思档案针对企业在档案管理方面的痛点，提出了一系列解决方案，以满足不同角色的需求。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。自动化财务报销可以让高管更清晰地了解企业的财务支出情况，为决策提供更准确的数据支持。

归档员/财务使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。自动化财务报销能让财务人员从繁琐的报销审核和整理工作中解脱出来，将更多精力放在财务分析和战略规划上。

外部审计人员使用合思档案，能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。自动化财务报销可以让审计人员更便捷地获取报销数据，提高审计效率和准确性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。自动化财务报销在这些解决方案中得以充分体现，让企业的报销流程更加自动化、智能化。

合思档案功能概览：全方位助力档案管理

• 多源采集：灵活集成数据
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。自动化财务报销所需的数据可以通过多源采集功能快速、准确地获取，为报销流程的自动化提供基础。

• 智能制档：高效整合数据
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。自动化财务报销在智能制档的过程中，能够实现报销数据与相关档案的自动关联，提高报销的准确性和效率。

• 档案管理：精细权限管控
  权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。在自动化财务报销中，精细的权限管控可以确保报销数据的安全性和保密性，只有授权人员才能进行相应的操作。

• 档案应用：多维便捷查询
  多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁及线下实物管理等功能。自动化财务报销的相关数据可以通过多维检索功能快速查询，方便企业对报销情况进行分析和管理。

合思档案核心亮点：凸显独特优势

• 便捷调阅免打印
  合思档案打破物理空间限制，支持在线自由调阅，便捷调阅不打印，混序归集免组装。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。自动化财务报销的相关档案可以通过便捷调阅功能随时查看，无需打印纸质文件，提高了工作效率和环保性。

• 大数据解决方案
  具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，有专利技术支撑。在自动化财务报销中，大数据解决方案可以对报销数据进行深入分析，为企业提供决策支持。

• 档案扩展解决方案
  可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。自动化财务报销可以根据企业的需求，对报销档案进行灵活扩展和管理。

• 证据链完整性解决方案
  通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。自动化财务报销的证据链完整性解决方案可以确保报销数据的真实性和合法性，避免财务风险。

合思档案价值体现：助力企业发展

• 显著降本增效
  合思档案能让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，如能节约70%纸张成本、75%整理成本。更有效的“收紧钱袋子”，实现显著的降本增效。自动化财务报销可以减少人工操作，降低报销成本，提高报销效率。

• 拉通全链路
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。自动化财务报销在拉通全链路中起到重要作用，让企业的财务流程更加顺畅。

• 激活数据价值
  让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索和穿透联查等功能，使企业能更好地分析和利用档案数据。自动化财务报销可以为企业提供丰富的报销数据，帮助企业进行数据分析和决策。

• 实现效益最大化
  资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，如企业实现业财一体，管理自动化、流程精简。自动化财务报销可以促进企业的业财一体化，提高企业的管理效率和效益。

合思档案典型场景：广泛适用

• 日常报销业务
  在企业日常的报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联和管理。对发票、报销单、回单、凭证等归档数据清单进行关联匹配，保障财务合规。自动化财务报销在日常报销业务中可以实现流程自动化，提高报销效率和准确性。

• 实物档案管理
  对于企业的实物档案管理，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。如打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。自动化财务报销可以与实物档案管理相结合，实现报销数据与实物档案的关联和管理。

• 应对外部审计
  在企业应对外部审计时，审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。自动化财务报销可以为外部审计提供便捷的查询和审计功能，提高审计效率。

• 财务数据分析
  企业在进行财务数据分析时，可利用合思档案的统计分析功能，如进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等，为企业决策提供数据支持。自动化财务报销可以为财务数据分析提供准确、及时的报销数据，帮助企业做出更明智的决策。

合思档案成功案例：见证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在这个案例中，自动化财务报销帮助企业提高了报销效率，降低了成本。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。自动化财务报销在该企业的档案管理优化中发挥了重要作用，提高了报销流程的自动化程度。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。采用单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。自动化财务报销让该企业的报销流程更加顺畅，提高了企业的财务管理水平。

中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。自动化财务报销在该教育集团的档案管理中起到了优化流程、提高效率的作用。

合思档案市场定位：领先且独特

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供的解决方案具有全面性和灵活性，不仅有领先的单套制解决方案，还有六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案在功能上具有创新性和实用性，如大数据解决方案支持百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询；证据链完整性解决方案保障财务合规等。自动化财务报销是合思档案功能的重要组成部分，体现了其创新性和实用性。

结语：携手合思档案，开启高效之旅

合思档案能帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它能为企业带来显著的降本增效，如节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，保障管理合规性等，还能拉通业财税档全链路，让数据发挥更大价值，实现资源重组和企业效益最大化。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代，不断提升自身的数据获取、验签、解析等能力，以满足企业日益增长的档案管理需求。未来，合思档案还将进一步拓展其功能和服务，如在大数据分析、智能化管理等方面，为企业提供更全面、更优质的档案管理解决方案。

企业若想解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，不妨选择合思档案。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。现在，不妨点击免费试用，共同开启高效、合规的档案管理与自动化财务报销之旅！