在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家正大力推进电子凭证数字化转型，以顺应时代发展的趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化业务流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困局。同时，有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入推进，电子凭证全面数字化应用仍面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润，助力企业从容应对电子凭证数字化转型的挑战，推动企业档案数字化进程。
世界 500 强旗下教育服务品牌的财务困境
在企业发展的道路上，一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，在财务管理方面遭遇了诸多棘手的问题。该企业业务和财务系统众多，且相互独立，数据无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，每一次的数据获取都仿佛在迷雾中摸索。
电子发票的管理更是让企业头疼不已。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。而实物存档同样问题重重，它占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。然而，即便投入了如此多的资源，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着巨大的合规风险。
在档案录入方面，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。同时，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，多人借阅更是难以实现，这导致档案资产的利用率极低，企业的大量数据资源被闲置。企业档案数字化转型迫在眉睫。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案破局
面对该企业的财务痛点，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业档案数字化转型提供了有力支持。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是何种类型的档案，都能在合思的系统中得到妥善的管理。
在接口传输方式上，合思提供了多种选择，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。企业可以根据自身的实际情况，灵活选择最适合的传输方式，确保档案数据的高效、准确传输。
该方案实现了自动归档功能，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能。每一个环节都经过精心设计，确保档案管理的规范化、科学化和智能化。会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过合思的方案，企业能够实现对各类档案的全面、统一管理，为企业档案数字化提供了坚实的保障。
合思方案助力企业档案数字化成效显著
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，有力推动了企业档案数字化进程。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，让企业员工能够快速、准确地获取所需的档案信息。
通过参与财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。企业实现了财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这充分证明了合思方案在提高企业管理效率、降低人力成本方面的强大优势。
财务会计档案电子化改造后，企业大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。目前，企业财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。这一系列的数据表明，合思的方案在企业档案数字化和财务数智化方面发挥了重要作用。
合思引领企业财务数字化转型未来可期
合思在企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用。通过为企业提供专业的财务数智化解决方案，合思帮助企业解决了电子凭证数字化转型中的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在企业档案数字化的道路上，合思成为了众多企业的可靠伙伴。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络。通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的服务保障。无论是企业在档案数字化过程中遇到的技术难题，还是服务需求，合思都能够及时响应，为企业提供专业的解决方案。
展望未来，合思将继续深耕细分领域，不断推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。在企业档案数字化的浪潮中，合思将持续推动行业的进步和发展，为更多企业带来新的机遇和挑战。
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