在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以惊人的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决。电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了企业在财务文档归档方面的痛点和需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。下面，我们将通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案的强大功能和显著优势。
金牌橱柜：家居行业的璀璨之星
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在二十多年的发展历程中，它凭借卓越的品质和创新的设计，逐渐成长为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，这些荣誉无疑彰显了其在行业内的领先地位和强大实力。
在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，企业员工人数达6000多人。如此庞大的规模和广泛的业务布局，使得金牌橱柜在市场上具有极高的知名度和影响力。然而，随着企业的不断发展壮大，其在财务文档归档等档案管理方面也面临着诸多挑战。
传统档案管理：金牌橱柜的棘手难题
在采用合思档案解决方案之前，金牌橱柜的档案管理工作面临着重重困难。在整理环节，会计档案数据分散在各个系统中，形成了一个个数据孤岛，导致档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印相关文件，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架存储，整个过程繁琐且效率低下。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种分段保管的方式增加了档案管理的复杂性和风险。
存储环节同样不容乐观。公司设立了独立的档案室来存放纸质档案，但随着业务的增长，纸质档案数量急剧增加，不仅占用了大量的存储空间，还增加了保管成本。
在管理利用方面，金牌橱柜主要采用纸质档案管理方式。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅耗时费力，而且容易出现差错，管理利用效率极低。这种传统的档案管理方式已经无法满足企业快速发展的需求，金牌橱柜急需一套高效、智能的解决方案来解决这些问题。
合思档案：为金牌橱柜量身定制的解决方案
针对金牌橱柜在档案管理方面的痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案——合思档案。
合思档案首先实现了统一存储。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准进行储存和管理。这样一来，所有的档案数据都集中在一个平台上，方便企业进行统一的查询和管理。
在业务证据链搭建方面，合思档案通过先进的技术手段，实现了会计资料之间关系的有效搭建。以业务为核心，构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务审计或业务分析时，可以快速准确地找到相关的证据和数据，大大提高了工作效率和准确性。
合思档案还实现了数据共享和一站式查阅。它以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户可以通过简单的操作，快速定位到所需的档案信息，查阅便捷高效。无论是财务人员、审计人员还是业务人员，都可以在这个平台上实现数据的共享和协同工作。
此外，合思档案还实现了银行回单无纸化管理。通过自动采集、切割、组装海量银行回单，企业告别了传统的纸质回单管理方式，实现了全面的无纸化办公。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据的安全性和准确性，助力企业实现降本增效。
显著成效：合思档案助力金牌橱柜华丽转身
在采用合思档案解决方案后，金牌橱柜在财务文档归档等档案管理方面取得了显著的成效。
档案匹配耗时大幅减少。以往繁琐的手工匹配工作，现在通过合思档案的智能匹配功能，耗时减少了84%。工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
档案查询耗时也显著降低。合思档案的一站式查阅功能，让档案查询变得更加便捷高效，查询耗时减少了80%。无论是内部审计还是外部监管，都可以快速获取所需的档案信息。
在成本节约方面，合思档案的应用为金牌橱柜带来了实实在在的经济效益。预估每年可节省总体成本30万以上，这对于企业来说是一笔可观的费用。
同时，合思档案严格遵循国家相关法规和标准，确保了档案的合规性。在合思档案的帮助下，金牌橱柜的档案合规性达到了100%，为企业的稳健发展提供了有力保障。
合思档案：引领财务数智化转型新潮流
通过金牌橱柜的成功案例，我们可以看到合思档案在帮助企业实现财务数智化转型方面发挥了重要作用。它不仅提高了企业的工作效率和准确性，有效解决了档案管理难题，还实现了降本增效和合规经营。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。未来，电子凭证数字化转型将进一步加快，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，将继续秉承创新精神，为企业提供更加优质的产品和服务。
如果您的企业也面临着财务文档归档等档案管理难题，不妨选择合思档案。合思将帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。现在，您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的效果。
