在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措标志着电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账和归档难题，即将迎来全面解决。电子凭证数字化转型的加速，预示着全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这款在线档案管理解决方案，对于企业的电子凭证数字化转型具有重要意义，它将助力企业在数字化浪潮中抢占先机，实现高效、合规的财务管理。
传统档案管理困境重重
传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，不仅要耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困扰。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，这些问题严重影响了企业的运营效率和成本控制。
云南菜品牌连锁经营企业在纸质档案管理方面也遭遇了诸多难题。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这不仅增加了成本，还耗费了大量的人力和时间。档案存储成本同样不容小觑，档案盒、档案柜等存储资源的消耗巨大。而且，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。在查找纸质档案资料时，海量资料需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作量巨大。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。在进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案破解管理难题
合思档案作为一款先进的在线档案管理解决方案，针对传统财务档案管理的痛点，提供了全面的解决策略。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。通过这一解决方案，企业可以有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。这种一站式的服务模式，能够满足企业多样化的财务管理需求，提高企业的财务管理效率和水平。
核心模块功能强大
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印、混序归集免组装等特点，实现了电子会计档案的全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集方面，合思档案实现了开放式接口互联和自主采集，能够自动切割大文件，并对数电票进行自动化解析。通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保了档案采集的高效性和准确性。
档案制档环节，合思档案做到了智能关联和自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。这一系列功能保证了档案制档的规范性和准确性，提高了档案的质量和可用性。
档案管理方面，合思档案进行了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，同时采用水印管理，档号符合国标要求。这些措施确保了档案的安全性和规范性，便于企业对档案进行有效的管理和维护。
在档案利用方面，合思档案提供了多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查。此外，还实现了实物混序归档和可视化盘点档案数据，方便企业对档案进行高效利用和管理。
竞争优势显著突出
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。强大的资金支持使得合思能够持续进行技术研发和服务升级，为合思档案的不断优化和完善提供了坚实的保障。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络布局，能够为客户提供更全面、及时的服务，确保客户在使用合思档案的过程中遇到问题能够得到及时解决。
合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2020年全面面向市场帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，再到2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这一系列的发展历程，充分展示了合思档案的不断创新和进步，也证明了其在电子会计档案管理领域的领先地位。
成功案例见证实力
众多企业在使用合思档案这一在线档案管理解决方案后，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
优质服务保驾护航
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。无论是在前期的方案制定、系统实施，还是后期的维护和升级等方面，合思都有专业的团队为客户提供全方位的财务数智化服务。这种以客户为中心的服务理念，确保了客户在使用合思档案的过程中能够得到优质、贴心的服务。
引领企业财务转型未来
合思档案作为一款先进的在线档案管理解决方案，对于企业财务数智化转型具有重要的推动作用。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。在电子凭证数字化转型不断加快的背景下，合思档案将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质的电子会计档案解决方案，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
