在数字化浪潮席卷的当下，企业正快步迈向数电票时代。据相关规划，2025年将实现数电票的全面覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业对专业电子会计档案管理平台的需求愈发迫切。
在纸电混合的过渡阶段，企业面临着诸多难题。企业高管需应对纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用的困境；财务人员要耗费大量时间进行档案整理，工作枯燥且繁复；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥沼。不仅如此，企业还需承受高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和巨大的存储空间需求；高隐形成本，像手工装册归档的庞大工作量以及数据无法有效利用；还有高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。同时，电子会计档案管理也需关注全生命周期管理闭环。在此背景下，合思档案这一解决方案应运而生，它就像一场及时雨，为企业解决档案管理难题提供了有力支持，特别是在合同归档解决方案方面具有显著优势。
合思档案：档案管理的智慧之选
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司自2014年创立以来，一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，拥有丰富的行业经验和强大的技术实力。
合思档案致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务。它能够实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理，让企业的档案管理工作更加高效、有序。
在合同归档解决方案上，合思档案表现卓越。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，帮助企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，并确保管理合规性达到100%。此外，合思档案具有应收尽收的特点，通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，为合同归档提供了坚实的保障。
核心功能：合同归档解决方案的强大引擎
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大数据驱动：海量合同秒级检索
合思档案的大数据解决方案犹如一个强大的引擎，支持百亿级单据量的匹配关联。在合同归档管理中，海量数据能实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。企业在查找合同档案时，无需再花费大量时间在繁琐的纸质档案中翻找，只需在系统中输入关键词，就能迅速找到所需合同，极大地提升了工作效率。 -
灵活扩展：自定义合同档案管理
档案扩展解决方案为企业提供了高度的灵活性。企业可以根据自身需求自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理范围，对不同类型的合同进行高效管理。无论是采购合同、销售合同还是服务合同，都能在合思档案系统中得到妥善的归档和管理。 -
证据链完备：保障合同合规性
证据链完整性解决方案是合思档案的一大亮点。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。在合同管理方面，依照不同类型合同的规则，将零散的合同档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障财务合规。这意味着企业在合同管理过程中，能够确保合同的各项条款和相关附件都得到妥善保存和关联，避免因合同管理不善而带来的合规风险。 -
共享调阅：多维度合同查阅体验
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的合同查阅需求。它支持按照财务档案的多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。企业员工可以根据合同的签订时间、合同类型、合作方等多个维度进行查询，快速获取所需合同信息，提高了工作的协同效率。
优势对比：传统与现代合同归档的差异
传统的合同归档管理方式存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质合同的输出需要耗费大量的纸张和印刷成本，同时还需要占用大量的存储空间；高隐形成本上，手工装册归档不仅工作量大，而且数据难以有效利用；高合规风险方面，电子合同文件缺乏有效管理手段，纸质合同易损坏、丢失。
而合思档案的合同归档解决方案则具有显著的优势。它能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，合同无需打印，节约了纸张和整理成本，同时提升了检索效率。在归档、储存环节，传统方式存在纸质文件储存问题和数据存储线下载体问题，而合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
传统档案管理难以有效利用合同档案数据，而合思档案让数据“活起来”，真正实现了合同档案数据的价值。它前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。此外，合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集合同数据，实现100%自动归档，符合国家政策要求，且拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对合同管理中的各种变化。
应用案例：合同归档解决方案的成功实践
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大型企业的高效变革
某大型企业年单据量高达2.6亿，其中合同管理面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的合同归档解决方案通过多系统采集合同数据、自动匹配组装合同档案、实现合同管理电子化等方式，取得了显著成效。企业实现了业财一体，业务和财务数据能够穿透联查；合同管理实现了自动化，流程得到精简；成本大幅降低，真正实现了降本增效。 -
集团型企业的标准化之路
某集团型企业存在合同管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物合同异地管理等问题。合思档案的单套制合同管理方案实现了标准化落地，确保了电子合同档案的合规性。同时，该方案低碳环保，提高了合同整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。 -
企业的数字化转型之钥
某企业存在低效的合同管理现状和档案管理痛点，如合同档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质合同管理为主等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了合同的统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。企业节省了总体成本，提高了合同匹配和查询效率。 -
民办教育集团的管理优化
某民办教育集团业务系统多、数据隔离、纸质合同票据结构化数据提取困难、实物合同存档占用空间等问题突出。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案形成了多向、网状管理结构，简化了合同会计管理流程，提高了工作效率，实现了合同档案的多维穿透查询。
合思档案作为企业数字化建设的必然选择，无论是在政策推动、合规要求方面，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，都能发挥重要作用。它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现合同档案价值的深度应用，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
凭借其先进的技术和功能，合思档案能满足不同企业的合同归档管理需求。在未来，它将为更多企业提供优质的服务，推动企业合同档案管理向数字化、智能化方向发展。合思档案拥有专业的服务团队和广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等多地设有服务点，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，为企业提供全方位的支持。
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