在数电票时代的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。根据规划，2025年将完成数电票的全覆盖，这使得企业财务档案管理面临着全新的挑战。当前，企业的信息化建设急需加强，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员在传统档案管理中面临着诸多痛点。企业高管会发现，纸质档案管理不仅成本高昂，占用大量的储存空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，过程枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗时。
传统的档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求。高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过各种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，以及数据存储的线下载体问题。因此，保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。而合同归档解决方案在这个过程中起着至关重要的作用，能够帮助企业更好地应对这些挑战。
合思档案：多元方案满足合同归档需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，尤其是在合同归档方面表现出色。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案为合同归档带来了极大的便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，确保了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则为合同归档提供了更多的灵活性。它允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，包括合同的归档管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，为合同归档提供了强大的支持。它提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规，确保合同归档的准确性和完整性。合同归档解决方案在合思档案的这些方案中贯穿始终，为企业提供了全面、高效的合同归档保障。
合思档案核心功能：助力高效合同归档
-
多源采集：数据汇聚精准高效
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于合同相关的数据，同样可以高效采集。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，包括合同的纸质版和电子版，支持多种便捷手动数据补录方式，确保合同数据的全面采集。合同归档解决方案依托多源采集功能，能够将合同数据准确无误地汇聚到系统中。 -
智能制档：自动关联简化流程
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。对于合同归档来说，能够减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员在合同查询时更便捷、分析更直接。合同归档解决方案借助智能制档功能，实现了合同数据的高效整理和关联。 -
档案管理：灵活配置安全可控
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。对于合同归档管理，不同的用户角色可以有不同的操作权限，确保合同数据的安全。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。合同归档解决方案能够根据企业的需求，灵活配置合同档案的管理方式。 -
档案应用：多维查询穿透联查
档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。在合同归档后，能够快速准确地查询到所需合同。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。对于合同相关的凭证和单据，也能实现这种穿透联查，为企业的合同管理提供了有力的支持。合同归档解决方案通过强大的档案应用功能，让企业能够更好地利用合同数据。
合思档案应用案例：合同归档成效显著
-
海量单据企业：实现合同管理电子化
有一家年单据量达2.6亿的企业，在会计档案管理方面存在纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，其中合同管理也面临着同样的困境。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，为该企业提供了有效的合同归档解决方案。实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据能够穿透联查，企业成本也得到了降低，合同管理的效率和准确性大幅提升。 -
集团型企业：标准化合同单套制管理
共享中心统建的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题，合同管理也缺乏统一的标准和高效的流程。合思档案的单套制管理方案为合同归档提供了标准化的解决方案。该方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在合同管理方面，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，有效提高了合同管理的效率和规范性。 -
多系统互联企业：合同数据集成与共享
多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合同数据的管理和整合也面临挑战。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，为合同归档提供了全面的解决方案。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，大大提高了合同管理的效率和数据的利用价值。 -
教育集团企业：简化合同管理流程
中国最大的K12民办教育集团之一，面临着低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理和利用等方面的问题，合同管理也不例外。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，为合同归档提供了创新的解决方案。形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。合同可以实现多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的合同管理带来了极大的便利。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有领先的单套制解决方案、多源采集、智能制档、高效的档案管理和应用等多种优势和功能，并且有众多成功的应用案例，能够为企业提供全方位的档案管理服务，尤其是在合同归档解决方案方面表现卓越。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com。企业可通过多种方式与合思取得联系，选择合思档案开启高效的档案管理之旅，还可以免费试用合同归档解决方案，体验其强大的功能和优势。
