在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同有力的号角，宣告着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经翩然而至。
在这场意义深远的变革中，合思犹如一颗耀眼的明星，闪耀在财务数智化服务与电子会计档案解决方案的舞台上。合思创立于 2014 年，作为一家专注为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其敏锐的市场洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业在复杂的财务环境中挖出更多净利润，实现了财务效益的显著提升。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，在行业中占据着举足轻重的地位。
金牌橱柜：财务记录归档痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，在行业内具有极高的知名度和影响力。然而，在财务记录归档方面，金牌橱柜却面临着诸多棘手的问题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，缺乏有效的整合和管理。档案数据难以被充分利用，工作人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，整个过程繁琐且效率低下。每一张凭证、每一份单据都需要人工仔细核对和处理，不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误，影响财务工作的准确性和及时性。
保管环节同样存在着不小的挑战。财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。这种交接过程不仅增加了管理成本，还存在信息丢失或损坏的风险。由于缺乏统一的标准和规范，不同部门之间的沟通和协作也变得困难重重，进一步影响了档案管理的效率和质量。
在存储环节，金牌橱柜采用独立档案室管理的方式存放纸质档案。随着企业业务的不断拓展和发展，档案数量日益增多，档案室的空间逐渐变得紧张起来。纸质档案的存储不仅占用大量的物理空间，还需要投入大量的人力、物力进行维护和管理。同时，纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏等因素的影响，存在一定的安全隐患。
合思方案：精准破解财务记录归档难题
面对金牌橱柜在财务记录归档方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
统一存储，打破数据孤岛。合思档案将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落在各地的珍珠串成一条美丽的项链，合思档案将分散的档案数据汇聚在一起，形成了一个完整的、有序的档案体系。通过这种方式，企业可以更加方便地对档案进行管理和利用，提高了档案数据的安全性和可靠性。
业务证据链完整，实现业财一体双向穿透。合思档案通过搭建会计资料之间的关系，构建了以业务为核心的证据链条。在这个链条中，每一个环节都紧密相连，相互印证，形成了一个完整的业务闭环。企业可以从业务的源头追溯到财务的最终结果，也可以从财务数据反推到业务的具体情况，实现了业财一体的双向穿透。这种方式不仅提高了财务工作的透明度和准确性，还为企业的决策提供了更加有力的支持。
数据共享，一站式查阅。合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户可以通过一个平台实现一站式查阅。无论是凭证、单据还是合同，用户只需要在系统中输入关键词，就可以快速找到所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。
银行回单无纸化，助力降本增效。合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。在传统的财务工作中，银行回单的处理是一项繁琐且耗时的工作，需要人工逐一打印、整理和装订。而合思档案的出现，彻底改变了这一现状。通过自动化的处理方式，企业可以节省大量的时间和成本，同时减少了纸质文件的使用，符合环保和可持续发展的理念。
显著成果：合思方案助力金牌橱柜财务记录归档升级
合思为金牌橱柜提供的解决方案取得了显著的成果。在档案匹配方面，耗时减少了 84%。以前需要花费大量时间和精力进行的档案匹配工作，现在通过合思档案的自动化处理，变得轻松快捷。工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
档案查询耗时也大幅减少，减少了 80%。用户可以在瞬间找到所需的档案信息，无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。这种便捷高效的查询方式不仅提高了工作效率，还提升了用户的满意度。
在成本方面，预估节省总体成本 30 万 +/年。通过实现银行回单无纸化、提高档案管理效率等方式，企业在人力、物力、财力等方面都节省了大量的成本。这些节省下来的成本可以用于企业的其他发展项目，为企业的发展提供了有力的支持。
同时，档案合规性达到了 100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，确保了档案管理的合规性。企业无需再担心因档案管理不规范而带来的法律风险，能够更加安心地开展业务。
合思优势：引领财务记录归档新未来
合思电子会计档案管理平台具有诸多显著的优势和价值。它可以实现自动化归档，让企业告别重复性的工作。工作人员无需再进行繁琐的手工操作，系统会自动完成档案的收集、整理、存储等工作，大大提高了工作效率。
档案利用便捷高效，用户可以通过一个平台快速查询和获取所需的档案信息。无论是财务人员进行财务分析，还是管理人员进行决策支持，都可以在第一时间获取到准确的档案数据，为企业的发展提供了有力的保障。
档案数据同源，透明流转。合思档案确保了档案数据的一致性和准确性，避免了因数据不一致而带来的问题。同时，档案数据在系统中透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时了解档案管理的情况，及时发现问题并采取相应的措施进行解决。
合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超 15 亿元人民币。这充分证明了其在市场中的实力和潜力。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络确保了企业可以为客户提供及时、高效、优质的服务。
截至目前，已经有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。未来，合思将继续秉持创新精神，不断提升产品和服务的质量，为企业的财务数智化转型提供更加有力的支持。
在电子凭证数字化转型的大趋势下，财务记录归档的重要性日益凸显。合思电子会计档案管理平台凭借其卓越的性能和优质的服务，成为了企业的首选。如果您的企业也面临着财务记录归档的难题，不妨选择合思，开启财务数智化新征程，为企业发展注入强大动力。现在，您可以免费试用合思电子会计档案管理平台，亲身感受其带来的便捷和高效。
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