在商业的广阔天地里，有这样一类企业，它们如同国民记忆中的瑰宝，凭借着经典的产品畅销数十年。就像一家已经畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。然而，在数字化浪潮的席卷下，即使是这样的行业佼佼者，在财务数字化转型的道路上也面临着重重挑战。
该企业拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。这使得其管理流程横跨多个系统，变得繁杂且低效。差旅平台的对账方案不够灵活，面对核算精细化管理的高要求，财务人员不得不依靠Excel进行二次整理，人工记账不仅耗费大量精力，还难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细、灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。而会计档案处理法规对企业档案管理有着严格要求，该企业纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理、查找容易出错，造成了高额人力物力的浪费，在遵循会计档案处理法规方面面临着巨大压力。
客户业务现状与痛点剖析
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复杂版图下的管理困局
这家国民经典零食品牌的销售网络遍布全国，供应链犹如一张错综复杂的大网。多种销售渠道并行，使得管理流程分散在多个系统之中。不同系统之间的数据流通不畅，信息孤岛现象严重，导致整体管理效率低下。每一个环节的沟通和协调都需要耗费大量的时间和精力，这无疑增加了企业的运营成本。 -
差旅管理的重重难题
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，无法满足企业核算精细化管理的需求。财务人员需要在Excel中对大量的数据进行二次整理，然后进行人工记账。这种方式不仅效率低下，还容易出现错误。而且，由于事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细、灵活，差旅成本一直居高不下。企业难以对每一笔差旅费用进行有效的监控和管理，无法实现精细化的成本管控，这也不符合会计档案处理法规对于费用清晰记录和管理的要求。 -
档案管理的困境
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找这些档案容易出错。在遵循会计档案处理法规的过程中，企业需要投入大量的人力物力来保证档案的准确性和完整性。但即便如此，仍然难以避免出现疏漏，这不仅增加了企业的管理成本，还可能面临法规风险。
合思解决方案：破局之道
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一体化的消费 – 入账 – 归档方案
合思为该企业提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，涵盖了差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等多个方面。员工可以在合思商城或TMC进行消费，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了消费的便捷性。 -
智能财务核算与记账
在财务核算、记账方面，合思设置了对账结算中心。对于线上消费，实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；对于线下消费，则是统一开票、线下结算、手工记账。这种灵活的方式既满足了企业不同消费场景的需求，又提高了财务核算的效率。通过自动拆分结算和自动记账，减少了人工干预，降低了错误率，同时也更好地遵循了会计档案处理法规对于财务记录准确性的要求。 -
高效档案管理
在档案管理上，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有多源采集的特点，能够智能制档、实现实物档案混序归档，并对档案借阅进行全线上化管理。这使得企业的会计档案管理更加高效、规范，完全符合会计档案处理法规的要求。
实施步骤：步步为营
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消费申请与订购
员工首先进行差旅申请，经过业务审批后，可在合思商城或TMC进行订购。这个过程实现了消费的规范化和流程化，确保每一笔消费都有迹可循。 -
财务核算与记账
合思商城和TMC分别生成对账单，进入财务核算、记账环节。通过对账结算中心进行处理，线上消费实现统一开票、自动拆分结算和自动记账，线下消费则是统一开票、线下结算、手工记账。这种方式保证了财务数据的准确性和及时性，也为档案管理提供了可靠的基础。 -
档案管理操作
档案管理按照合思环节和其他TMC环节的不同级别要求进行操作。合思环节的L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，以及其他TMC环节的L3级无需报销录入发票等档案，实现了档案的有效管理，确保企业在会计档案处理法规的框架内进行运营。
成果效益：显著提升
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差旅消费与成本节约
该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。通过合思的解决方案，企业实现了更有效的差旅管理，年度节约了200万+差旅费用。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了资金的使用效率。 -
财务入账效率提升
财务入账效率提升了60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务人员不再需要花费大量时间进行数据整理和人工记账，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持中。 -
业财有机连接与档案管理升级
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务管理更加规范、透明，完全符合会计档案处理法规的要求。
客户评价与反馈
该企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，这大大提高了档案的使用效率。合思的解决方案让企业在差旅管理和财务入账等方面取得了显著成效，为企业的数字化转型提供了有力支持。该企业认为合思的方案具有较高的专业性和实用性，能够有效解决企业面临的问题。与合思合作后，企业在财务管理方面的效率和效益都得到了明显提升，对未来的发展充满信心。
在当前的经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，具有丰富的经验和专业的解决方案。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络。合思拥有敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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