在当今数字化浪潮汹涌的时代，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，在财务领域树立了卓越的口碑。
基于合思档案在行业应用中的深厚积累与丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，重磅发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一座灯塔，为企业的电子凭证数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
值得注意的是，2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的登场。这一系列举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这样的大背景下，财务记录归档的数字化转型显得尤为迫切。
市场形势：电子凭证数字化转型大势所趋
电子凭证全流程无纸化堪称财务数智化的必由之路。在传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的重重困境。而电子凭证的全流程无纸化，如同一场及时雨，能够有效优化管理流程，让财务记录归档更加顺畅。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，其重要性不言而喻。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正迈入数字化的大门。这不仅有助于企业突破传统管理的瓶颈，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在财务记录归档方面，全流程无纸化能够大大提高效率，减少人为错误，为企业的财务管理带来质的飞跃。
痛点分析：传统会计档案管理困境重重
传统会计档案管理就像一座沉重的大山，给企业带来了诸多困扰。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务记录归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这种繁琐的工作不仅耗费人力，还难以避免档案遗失的情况发生。
COMMUNE幻师则面临着成本居高不下的问题。每年，档案耗材、打印、存储成本高达53323元，这无疑是一笔不小的开支。云南菜品牌连锁经营同样深受纸质档案打印成本高的困扰，其多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证，都需要打印后进行归档，这不仅增加了成本，还占用了大量的存储空间。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在财务记录归档的整理环节也遭遇了难题。会计档案分散在各个系统中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作效率极其低下。
解决方案整体策略概述：合思档案打通全流程
为了解决企业在传统会计档案管理中面临的诸多问题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理，涵盖开放式接口互联自主采集、智能关联自动组装、精准权限管控、多维检索一站式预览等功能。在财务记录归档方面，合思档案能够实现自动化、智能化处理，大大提高了工作效率和准确性。
核心模块：合思档案功能强大
合思档案的功能蓝图犹如一幅宏伟的画卷，为企业的财务记录归档提供了全方位的支持。它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。
其智能采集功能，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效地采集各种财务数据。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，确保数据的准确性和完整性。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为财务记录归档提供了坚实的保障。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了有力的支持。
业务层涉及内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，以及核算系统的财务系统、资金系统等。应用层则包括辅助审计、证据方案库等，为企业的财务决策提供了重要的依据。
竞争优势：合思档案脱颖而出
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思档案相较于其他产品具有显著的优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，让财务记录归档更加高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。在实际应用中，合思档案能够帮助企业提高工作效率，降低成本，提升财务管理水平。
成功案例：合思档案成效显著
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在财务记录归档方面减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，实现了降本增效，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这些成功案例充分证明了合思档案在财务记录归档方面的强大实力。
服务体系：合思提供全方位支持
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务支持。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户的需求，为客户提供有效的服务。
合思档案拥有完善的功能蓝图和全生命周期管理体系，能够从采集、制档、管理、利用等各个环节为客户提供服务。无论是在财务记录归档的前期准备，还是在后期的查询利用，合思都能为客户提供专业的解决方案。
电子凭证全流程无纸化对于企业来说意义重大，它有利于优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。合思档案作为电子凭证数字化转型的有力推动者，能够进一步打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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