在线档案管理解决方案：助力企业数字化档案管理新征程

在企业数字化转型的浪潮中，档案管理成为了一道亟待跨越的沟壑。企业在推进数字化进程时，虽借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等实现了线上业务处理，但在归档与储存环节，仍未能摆脱纸质文件存储的束缚，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，才是确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化的关键。

2025 年数电票全覆盖的脚步日益临近，企业财务档案管理面临着全新挑战，信息化建设亟需加强。由于数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管苦于纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员面对海量档案数据，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。此外，传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，内部协作滞后，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题都凸显了电子会计档案管理的重要性和紧迫性。而合思档案，正是为解决这些难题而生的在线档案管理解决方案。

合思档案：数字化档案管理的领航者

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供了便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它基于广泛连接的生态，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合。

合思档案的应用场景十分广泛，能够满足企业在不同阶段的电子会计档案管理需求，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表等各类档案的管理。它就像一位贴心的档案管家，为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。有了合思档案这个在线档案管理解决方案，企业的档案管理从此告别繁琐与低效。

核心功能：开启档案管理智慧之门

• 多源采集：数据汇聚的魔法通道
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能就像一个强大的磁铁，将企业各个角落的档案数据都汇聚到一起，为后续的管理工作奠定了坚实的基础。有了这个在线档案管理解决方案，企业无需再为数据采集的难题而烦恼。

• 智能制档：数据整合的智慧引擎
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。这就好比一位智慧的工匠，将零散的零件组装成一件精美的艺术品，使企业的档案数据更具价值。合思档案的在线档案管理解决方案，让档案制档工作变得轻松又高效。

• 四性检测 + 业务检测：数据安全的守护者
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。这一功能就像一位忠诚的守护者，时刻守护着企业档案数据的安全与合规。选择合思档案这个在线档案管理解决方案，企业可以放心地将档案管理交给它。

• 档案管理：灵活定制的管理专家
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这就像是为企业量身定制了一套档案管理方案，满足企业多样化的管理需求。合思档案的在线档案管理解决方案，让企业的档案管理更加个性化、高效化。

优势对比：合思档案脱颖而出

• 效率提升：告别繁琐，极速检索
  传统档案管理需要手工装册归档，重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。而合思档案实现了 100%自动归档，凭借强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，检索效率提升 90%。有了合思档案这个在线档案管理解决方案，企业的档案管理效率得到了质的飞跃。

• 成本节约：降本增效，绿色办公
  传统档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。而合思档案可节约 70%纸张成本，75%整理成本。这不仅为企业节省了大量的资金，还响应了绿色办公的号召，实现了企业的可持续发展。选择合思档案的在线档案管理解决方案，就是选择一种经济又环保的档案管理方式。

• 合规保障：紧跟政策，合规无忧
  传统档案管理中电子会计凭证文件无有效管理手段，存在合规风险。而合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理，满足国家档案局发布的相关标准和规定，通过“四性检测 + 业务检测”实现归档即合规。企业无需再为档案管理的合规问题而担忧，合思档案这个在线档案管理解决方案为企业的合规经营保驾护航。

• 管理融合：线上线下，协同高效
  传统档案管理实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。而合思档案实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，可实现档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理也更加便捷高效。有了合思档案这个在线档案管理解决方案，企业的档案管理实现了线上线下的协同发展，管理更加高效。

应用案例：见证合思档案的价值

• 案例一：大型企业的数字化转型之路
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载 30 秒，关联匹配 15 分钟，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。合思档案的在线档案管理解决方案，帮助该企业成功实现了数字化转型。

• 案例二：集团型企业的标准化管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。合思档案的在线档案管理解决方案，为该集团型企业带来了高效、合规的档案管理体验。

• 案例三：企业的高效档案管理之道
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。合思档案的在线档案管理解决方案，让该企业的档案管理焕然一新。

• 案例四：教育集团的智慧档案管理
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案的在线档案管理解决方案，为该教育集团的档案管理带来了智慧化的变革。

展望未来：携手合思档案，开启数字化新篇

合思档案作为一款功能强大、优势明显的电子会计档案管理平台，是企业的在线档案管理解决方案。它能够为企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代升级产品，为客户提供更优质的服务和解决方案。它将助力企业在数字化转型中取得成功，携手企业共创美好未来。

如果您的企业也渴望提升档案管理效率，实现数字化转型，不妨拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码联系合思，还能免费试用在线档案管理解决方案，亲身感受合思档案的魅力！