合思档案：引领企业会计档案管理数字化变革

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的发展正面临着前所未有的挑战与机遇。特别是2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理领域正经历着一场深刻的变革。数电票的快速扩张，在收票端，多项政策赋予电子会计档案和电子凭证与纸质文件同等的法律效力，有力推动了电子发票在报销、入账、归档、存储等环节的无纸化进程；在开票端，全国36个省市区已实现数电票试点的全面覆盖。

然而，在纸电混合的时代背景下，企业在传统档案管理方面却面临着重重困境。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下、占用大量空间，以及档案数据难以有效分析利用而苦恼；财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配核对的过程不仅枯燥乏味，而且耗费大量时间；业务人员也对报销纸质票据流程的繁琐怨声载道。传统档案管理存在着诸多问题，显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本以及档案室、档案柜等存储空间的需求费用颇高；隐形成本上，手工装册归档的重复性工作巨大，查询调阅条件的粗糙导致数据无法得到有效利用；同时，还存在着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏等。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，严重影响了企业全面数字化的进程。这一系列问题，都迫切需要一种先进的解决方案来解决。而合思档案产品的推出，无疑为企业档案管理带来了新的曙光。会计档案处理法规在这一变革过程中，为企业档案管理的合规性提供了重要的指导和保障。

合思档案整体解决方案：多场景管理利器

合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，它包含单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该方案能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，仅通过线上一套电子数据进行管理。在这种模式下，财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务，档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互之间可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，大大提高了归档效率，同时会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理的范围。该方案提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，能够自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，有力保障了财务合规。会计档案处理法规要求企业档案管理必须保证证据链的完整性，合思档案的这一方案正好契合了这一要求。

核心功能：传统管理的革新之匙

合思档案的核心功能相较于传统档案管理方式，具有显著的优势，能够为企业带来全新的管理体验。

智能采集功能支持多源采集方式。通过跨系统数据集成，它提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，该功能提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这一功能确保了企业能够全面、准确地采集各种档案数据，符合会计档案处理法规对数据采集的要求。

智能制档功能利用规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，该功能还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可可视化。这大大提高了档案制档的效率和准确性，有助于企业更好地遵循会计档案处理法规。

专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，有效降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一方案确保了企业档案管理符合会计档案处理法规的各项要求。

实际案例：成效见证实力

众多不同类型的企业已经应用了合思档案产品，并取得了显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低，财务人员增效等。在这个过程中，合思档案帮助企业更好地遵循了会计档案处理法规。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，自动提取发票/回单台账，存储原文文件；进行业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，实现档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。这一案例充分体现了合思档案在大型集团企业中应用的优势，也符合会计档案处理法规的要求。

一家企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案帮助该企业在档案管理方面实现了质的飞跃，同时也确保了企业档案管理符合会计档案处理法规。

中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这一案例表明合思档案在教育行业的档案管理中也能发挥重要作用，符合会计档案处理法规的规范。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思在全国多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便企业与我们联系。企业可拨打400 – 105 – 6505与我们沟通，我们将为您提供详细的产品介绍和解决方案。您还可以访问我们的网站www.hosecloud.com了解更多信息，也可以通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码关注我们，获取最新动态和服务。如果您想亲身体验合思档案带来的便捷与高效，现在就可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章！