差旅发票管控新方案：合思档案助力企业会计档案管理升级

在当今纸电混合的时代，企业在会计档案管理方面面临着诸多棘手的痛点，这些问题如同隐藏在暗处的荆棘，时刻困扰着企业的发展。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂且占地巨大。大量的纸质档案不仅需要耗费大量的资金用于存储和维护，还占据了宝贵的办公空间。而且，这些档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，使得企业无法从这些数据中挖掘出有价值的信息，为决策提供有力支持。例如，“纸质档案管理成本花费巨大，而且储存占地！档案数据没有汇总整理，难以分析利用！”这无疑给企业的管理和发展带来了巨大的阻碍。

财务人员也深受其害。档案数据量庞大，整理工作耗费大量时间和精力。他们需要手动逐一匹配、核对确认数据，工作枯燥繁复，热情逐渐被消磨殆尽。就像“档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，工作热情都没了！”这样的情况，严重影响了财务工作的效率和质量。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。“出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间！”这不仅增加了业务人员的负担，也影响了企业的资金流转效率。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重制约了企业的发展，急需一套有效的解决方案。

合思档案解决方案：开启管理新篇

合思档案针对企业在会计档案管理方面的痛点，提出了一套领先的解决方案。该方案包括单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

核心功能亮点：铸就管理优势

合思档案拥有众多核心功能亮点，在电子会计档案管理方面具有显著优势。

• 多源采集：灵活获取数据
  合思档案具备多源采集功能。它通过接口互联和自主采集的方式，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和灵活性。

• 智能制档：高效整合数据
  合思档案的智能制档功能强大。规则引擎可实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，它还具有字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 双模式检测：保障数据质量
  合思档案拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

• 档案管理：精准适配管控
  合思档案的档案管理功能可实现多场景适配，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

用户收益：彰显价值魅力

企业使用合思档案能获得多方面的显著收益。

在成本方面，合思档案能够显著降本增效。它可以节约纸张成本、整理成本，例如能70%节约纸张成本、75%节约整理成本，还能提升检索效率，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，为企业节省了大量的资金和资源。

在效率方面，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到极大提升。

在合规方面，合思档案满足企业电子档案管理合规要求，符合国家政策规定，实现企业全面数字化，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，为企业的稳定发展提供了有力保障。

典型场景应用：展现灵活适配

合思档案在不同典型场景下都有出色的应用，充分体现了其适用性和灵活性。

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为企业的数电票管理提供了便捷、高效的解决方案。

• 实物档案管理场景：创新便捷利用
  对于实物档案管理场景，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，可逆且可根据实际档案管理场景搭配；支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度；服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，极简管理，低碳环保，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。

• 档案调阅场景：满足精细需求
  在档案调阅场景中，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的便捷调阅方式。

• 档案管理全生命周期场景：全程智能管理
  在档案管理全生命周期场景，合思档案实现电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集，从外部生态和内部进行数据采集；预归档服务，提供自动归档、业务检测等功能；基础管理，涵盖档号管理、档案储存等；档案服务，包括身份调查、实物管理方案等；还有统计分析和应用层功能，如辅助审计、证据方案库等，为企业的档案管理提供了全方位、智能化的支持。

客户成功案例：见证卓越成效

合思档案已经在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

如果您的企业也正在为差旅发票管控及会计档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就可以免费试用合思档案，开启高效、合规的会计档案管理之旅。