合思档案：开启会计档案流转管理数字化新时代

在企业数字化转型的浪潮中，会计档案流转管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程里，通过OA、资金、合同、CRM、费控等系统建设，解决了线上业务处理难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件存储的问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

数电票浪潮下的会计档案新挑战

当前，数电票正以迅猛之势在市场中扩张。到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设急需加强。全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，政策上也明确肯定了电子发票接收的合法合规性。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档。

因数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确指出，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。《会计档案管理办法》规定，满足第八条规定的单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可以以电子形式保存，形成电子会计档案。这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。在这样的市场形势下，会计档案流转管理面临着前所未有的挑战与机遇。

纸电混合时代的会计档案管理痛点

在纸电混合时代，企业不同角色在会计档案流转管理中面临着诸多问题。
企业高管面临着纸质档案管理成本高且占地的难题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对企业的决策产生了不利影响。
财务人员则抱怨档案数据量大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间，严重影响了工作效率。
此外，企业还面临着高合规风险。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏，将严重影响财税管理效率。这些痛点都严重制约了企业会计档案流转管理的效率和质量。

合思档案的全方位解决方案

合思档案为不同角色提供了全面的解决方案，以满足企业不同场景下的会计档案流转管理需求。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。
归档员/财务使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单。
外部审计通过合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案的核心功能模块

合思档案拥有多个强大的核心功能模块，为会计档案流转管理提供了有力支持。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，有效提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障了财务合规。
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。

合思档案的竞争优势

在会计档案流转管理领域，合思档案具有显著的竞争优势。
在成本节约方面，合思档案能为企业节约大量成本。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，还能减少存储空间需求和打印成本。
在效率提升上，其检索效率提升90%。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，降低查询难度。同时，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案。
在合规性保障方面，合思档案具有100%的管理合规性。它做到应收尽收，“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。
此外，合思拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力。其产品持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案的成功案例

众多不同类型的企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效。
有一家某年单据量达2.6亿的企业，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的良好效果，如数据加载仅需30s，关联匹配只需15min。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家存在低效档案管理现状和档案管理痛点的企业，通过合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思的全面服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌分别设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思提供了便捷的联系方式，包括北京、上海、杭州等多地的地点信息，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户随时联系和获取服务。这种全面的服务体系，为企业的会计档案流转管理提供了有力的保障。

合思档案在企业电子会计档案管理中发挥着至关重要的作用。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思档案是企业数字化建设中会计档案流转管理的理想选择，能够帮助企业在合规的前提下，提高效率、降低成本，实现可持续发展。企业选择合思档案，将能够顺应时代发展趋势，在激烈的市场竞争中占据优势。如果您想体验合思档案带来的高效会计档案流转管理服务，不妨免费试用一下。