合思档案：开启高效财务档案管理新时代的费用管控解决方案

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，这无疑为企业财务档案管理带来了新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色在财务档案管理中面临着诸多痛点。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本和占地问题所困扰，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥且繁琐，耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程让他们苦不堪言。

同时，纸质档案还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高昂，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用。此外，纸质档案还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在数字化推行过程中，归档和储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储也依赖线下载体。

面对这些挑战，合思档案作为一款专业的费用管控解决方案应运而生。它为企业提供了全面、高效、合规的财务档案管理解决方案，助力企业轻松应对数字化转型的浪潮。

合思档案：为不同角色量身定制的费用管控解决方案

合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的服务。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理变得轻松简单。同时，它还能提高档案利用效率，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的目标。审计人员可以通过线上平台实现档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案功能概览：多维度打造高效费用管控解决方案

合思档案的产品功能涵盖了多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面，为企业提供了全方位的财务档案管理支持。

多源采集方面，合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理具备权限管理和精准管控能力。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

档案应用实现了多维检索和一站式预览、穿透联查功能。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：费用管控解决方案的独特优势

合思档案拥有多个核心亮点，为企业提供了更强大的费用管控解决方案。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。该方案具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案价值体现：费用管控解决方案的实际效益

合思档案的价值体现在多个方面，为企业带来了显著的降本增效和合规管理优势。

在降本增效方面，合思档案能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。

合思档案实现了电子会计档案管理闭环，成为全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用和价值挖掘。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

合思档案满足国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。它符合国家政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。

合思档案典型场景：费用管控解决方案的广泛应用

合思档案在多个典型场景中发挥了重要作用，为企业提供了高效的费用管控解决方案。

在企业费控报销场景中，合思档案可实现发票、报销单、回单、凭证等的自动匹配和关联，减少人工匹配工作量，提高报销流程的效率和准确性。

在档案调阅场景下，它支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

在实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享，批量作业，极简管理，低碳环保。

在审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能。

合思档案成功案例：费用管控解决方案的实践验证

多个企业的成功案例充分证明了合思档案作为费用管控解决方案的有效性和可靠性。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低等。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过合思档案的单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、档案管理痛点明显等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理和利用环节存在低效的档案管理问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：领先的费用管控解决方案

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装等优势。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

合思档案拥有多项技术和能力优势，自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案等。

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉和资质，体现了其在市场中的领先地位和可靠的服务质量。

合思档案能够满足不同企业的多样化需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性的解决方案，还提供多种场景解决方案，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、数电票解决方案等，全面覆盖企业档案管理的各个环节和场景。

结语：选择合思档案，开启免费试用之旅

合思档案作为一款专业的费用管控解决方案，能够帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在未来，随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代，不断提升自身的功能和性能，以更好地满足企业在财务档案管理方面日益增长的需求。它将继续加强技术研发和创新，如进一步优化大数据解决方案、数电票解决方案等，为企业提供更加高效、智能、合规的档案管理服务。

如果您的企业正在为财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505与我们联系，或访问www.hosecloud.com了解更多合思档案的信息，也可通过微信公众号和微信小程序获取最新动态。更重要的是，您还可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值！