在当今数字化浪潮风起云涌的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它就像一把精准的手术刀，能够优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这场数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。在费用报销审计方面，合思档案也有着独特的优势和解决方案。
金牌橱柜：财务档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在辉煌的背后，金牌橱柜在财务档案管理方面却面临着诸多困境，这些困境也影响着费用报销审计的效率和准确性。
在整理环节，会计档案就像散落在各处的珍珠，分散在各个系统中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误，给费用报销审计带来了很大的挑战。
在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。这种保管方式虽然有一定的规范性，但也增加了档案管理的复杂性和风险，在费用报销审计时可能会出现档案查找困难等问题。
在存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案，管理利用以纸质档案管理为主。每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下，而且难以保证档案的完整性和准确性，不利于费用报销审计工作的顺利开展。
合思方案：解锁金牌橱柜财务新密码
面对金牌橱柜的财务档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套解决方案，有效提升了费用报销审计的质量和效率。
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统一存储打破数据壁垒
合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，将这些重要的财务资料统一储存，统一标准，统一管理。就像把分散的珍珠串成了一条美丽的项链，让财务数据更加有序、易于管理。这样一来，在费用报销审计时，审计人员可以更方便地获取所需的财务数据，提高了审计工作的效率。 -
完整业务证据链实现业财融合
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。每一笔费用报销都有完整的业务证据支持，就像为每一笔交易都建立了一个清晰的“账本”。这使得费用报销审计更加精准、可靠，能够有效防范财务风险。 -
数据共享一站式高效查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。审计人员可以便捷高效地查阅所需的财务档案，就像在一个大型图书馆中快速找到自己需要的书籍一样。这种高效的查阅方式大大节省了费用报销审计的时间和精力。 -
银行回单无纸化降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，合思档案实现了全面无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的存储成本，还提高了数据的准确性和及时性。在费用报销审计中，银行回单的无纸化管理使得审计人员能够更快速地获取和核对相关数据，助力企业降本增效。
显著成果：合思档案助力金牌橱柜飞跃
合思档案为金牌橱柜带来的成果是显著的，在费用报销审计方面也体现出了巨大的优势。
档案匹配耗时减少84%，这意味着财务人员在整理和匹配档案时所花费的时间大幅减少，能够将更多的精力投入到费用报销审计等核心工作中，大大提高了工作效率。
档案查询耗时减少80%，方便了档案的查找和利用。在费用报销审计过程中，审计人员能够迅速找到所需的档案资料，提高了审计工作的速度和准确性。
预估节省总体成本30万+/年，有效降低了企业的运营成本。这部分节省下来的成本可以投入到企业的其他业务中，提升企业的竞争力。同时，也为费用报销审计提供了更充足的资源支持。
档案合规性达到100%，满足了企业的合规要求。在费用报销审计中，合规性是至关重要的。合思档案确保了财务档案的合规性，为企业的财务安全提供了有力保障。
合思档案：开启企业财务数智化新征程
合思档案对于企业的价值不言而喻。它通过自动化归档告别了重复性工作，使档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为费用报销审计提供了更加准确、全面的数据支持。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，电子会计档案管理将迎来更广阔的发展前景。合思将持续创新，为企业提供更优质的服务。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。在费用报销审计方面，合思档案也将为更多企业提供专业、高效的解决方案。
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