合思档案：破解费用报销审计难题，开启财务数智化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务领域正经历着前所未有的变革。电子凭证的广泛应用，已然成为企业财务管理的新趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。

然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，却如同一座难以逾越的大山，横亘在企业财务数字化转型的道路上。传统纸质档案管理的弊端也逐渐凸显。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失的情况时有发生。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。更为重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

在这样的背景下，合思档案应运而生，成为解决企业电子凭证管理痛点的不二之选。它就像是一把精准的钥匙，为企业打开了财务数智化转型的大门，尤其在费用报销审计方面，发挥着至关重要的作用。

合思档案解决方案：开启财务数字化新纪元

合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期的管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。

在智能采集方面，合思档案拥有丰富的采集方式。外部生态中，采用OCR识别、RPA技术等先进手段，能够快速、准确地采集各类电子凭证；内部系统则通过EAI插件、API接口等，实现与企业内部各系统的无缝对接。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为电子凭证的归档提供了强大的支持。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保电子会计档案的安全、有序管理。档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全方位的支持。

核心功能亮点：铸就费用报销审计利器

• 档案采集：开放式互联自主采集
  合思档案的档案采集具有开放式接口互联、自主采集的特点。它能够自动切割大文件，对数电票进行自动化解析，大大提高了电子凭证采集的效率和准确性。在费用报销审计过程中，能够快速、准确地采集各类报销凭证，为审计工作提供坚实的数据基础。

• 档案制档：智能关联自动组装
  档案制档环节实现了智能关联、自动组装。它能够进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。在费用报销审计中，能够自动关联报销凭证与相关业务信息，确保报销的真实性和合规性。同时，通过四性检测和业务检测，能够及时发现报销过程中的异常情况，为审计工作提供有力的支持。

• 档案管理：精准权限灵活管控
  档案管理具备精准权限管控功能，档案目录可灵活扩展，还有水印管理，档号符合国标要求。在费用报销审计中，能够严格控制不同人员对报销档案的访问权限，确保档案信息的安全。同时，灵活扩展的档案目录和符合国标的档号管理，为审计工作提供了便捷的查询和管理方式。

• 档案利用：多维检索一站式预览
  档案利用支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。在费用报销审计中，审计人员可以通过多维检索功能，快速找到所需的报销档案，提高审计效率。同时，一站式预览和在线借阅功能，方便审计人员对报销档案进行详细审查。

使用收益：降本增效提升审计效能

使用合思档案能为企业带来显著的收益。首先，自动化归档可让企业告别重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。

以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。

高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万元以上。中文传媒使用合思档案后，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万元。在费用报销审计方面，这些成本的节约和效率的提升，能够让企业将更多的资源投入到审计工作中，提高审计的质量和效果。

典型应用场景：费用报销审计的得力助手

• 财务报销场景：自动化归档助力数据分析
  在财务报销场景中，合思档案可实现自动化归档和财务数据分析。以COMMUNE幻师为例，上线电子会计档案管理系统后，报销效率提升300%。在费用报销审计中，自动化归档能够确保报销凭证的及时、准确归档，为审计工作提供完整的数据资料。同时，财务数据分析功能能够帮助审计人员快速发现报销过程中的异常情况，提高审计效率。

• 审计场景：提升审计效率确保合规性
  在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，可大大提升审计效率。好想你健康食品股份有限公司借助合思档案，实现了内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。在费用报销审计中，合思档案能够提供准确、完整的档案数据，为审计人员提供有力的支持，确保审计工作的合规性和准确性。

• 业财融合场景：提高业财融合效率
  在业财融合场景中，合思落地财务数字化可提高总部和门店的业财融合效率。以云南菜品牌连锁为例，通过引入合思实现财务数字化，业财融合提升80%。在费用报销审计中，业财融合的提升能够让审计人员更好地了解报销业务的背景和目的，提高审计的针对性和有效性。

• 档案存储和查找场景：多维检索满足查询需求
  在档案存储和查找场景中，合思档案可实现多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，使用合思档案后，档案查询耗时减少80%。在费用报销审计中，多维检索和可视化管理功能能够让审计人员快速找到所需的报销档案，提高审计效率。

客户成功案例：见证合思档案的卓越成效

• 好想你健康食品股份有限公司：打破壁垒提升效率
  好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查，有效提升了工作效率。自动组装功能让审计变得更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在费用报销审计方面，这些成效能够让审计工作更加高效、准确。

• COMMUNE幻师：自动化归档节约成本
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了人力成本50%，提高了效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。在费用报销审计中，这些成果能够为审计工作提供更好的支持，确保审计工作的顺利进行。

• 金牌橱柜家居科技股份有限公司：统一存储合规管理
  金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。搭建了业务证据链，实现了业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅。实现了银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万元以上/年，档案合规性达到100%。在费用报销审计中，这些优势能够让审计工作更加规范、高效。

• 帆书：全量数字化存储提升效率
  帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子和实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万元/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。在费用报销审计中，这些变化能够为审计工作提供更优质的档案数据，提高审计效率。

在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，财务数智化转型已成为企业提升竞争力的关键。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。

如果您的企业也在为费用报销审计和电子凭证管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网址www.hosecloud.com ，也可扫描二维码了解合思档案和更多案例。更重要的是，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业带来的巨大价值。未来财务用合思，让有限更有效！