在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键因素。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。接下来，我们以动力源科技为例，深入探讨合思在财务数字化转型方面的优秀成果，尤其是在差旅费用账单管理上的卓越表现。
动力源科技：传统管理下的痛点困局
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业的先驱，也是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，尽管投入了大量的精力和资源，整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。
在差旅费用账单管理方面，多系统操作带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，不仅浪费了大量时间，还容易出现信息遗漏。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，给企业的财务管理带来了巨大的风险。
同时，系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。这不仅增加了管理成本，还影响了企业的决策效率。差旅费用账单管理在这样的传统模式下，成为了企业发展的一大阻碍。
合思方案：破局差旅费用账单管理难题
为了解决动力源科技在差旅费用账单管理等方面的难题，合思提供了一套全面的解决方案。
– 系统集成无缝对接
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，让数据能够自由流通。在差旅费用账单管理中，员工的基本信息和订单数据能够及时准确地反映在系统中，为后续的报销和审批提供了有力的支持。
– 无需报销革新体验
合思的无需报销模式为动力源的业务人员带来了全新的体验。业务人员因公消费时免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务部门则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键即可完成归档。这一系列的自动化操作，不仅简化了差旅费用账单管理的流程，还提高了工作效率，降低了人为错误的发生概率。
– 强大连接畅通数据
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这一技术打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，极大地加快了业务处理和数据统计的效率。在差旅费用账单管理中，各环节的数据能够实时共享，使得整个管理过程更加透明、高效。
方案实施：步步为营保障落地
合思解决方案的实施过程有条不紊，确保了差旅费用账单管理的顺利转型。
– 系统对接奠定基础
首先进行系统对接工作，将动力源的相关系统与合思费控进行数据同步。这一步骤确保了基础信息和业务数据的流通，为后续的流程优化和自动化操作奠定了坚实的基础。在差旅费用账单管理中，人员信息、订单数据等能够准确无误地在系统中传递，避免了因数据不一致而导致的问题。
– 员工培训提升能力
对员工进行全面的培训，使其熟悉无需报销的流程和系统操作。培训内容包括因公消费的预订、审批等环节，让员工能够熟练运用新的系统进行差旅费用的管理。通过培训，员工的操作技能得到了提升，也更加理解和接受了新的管理模式，为方案的顺利实施提供了人员保障。
– 优化配置贴合需求
在实施过程中，合思不断优化系统配置，根据动力源的实际业务需求调整审批流程、费用标准等。这使得系统能够更好地贴合企业的业务特点，提高了差旅费用账单管理的针对性和有效性。例如，根据不同部门的业务需求，设置不同的审批流程和费用标准，确保了费用的合理支出。
– 持续监测确保稳定
持续监测系统的运行情况，及时解决出现的问题。合思建立了完善的监测机制，对系统的性能、数据安全等方面进行实时监控。一旦发现问题，能够迅速采取措施进行解决，保障了系统的稳定运行和数据安全。在差旅费用账单管理中，稳定的系统运行是确保各项工作顺利开展的关键。
成果彰显：差旅费用账单管理焕然一新
通过合思解决方案的实施，动力源科技在差旅费用账单管理等方面取得了显著的成果和效益。
– 集成互通效率飞升
多系统集成实现了数据的互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了工作的积极性。同时，数据的实时共享和自动化处理，也让财务人员能够更加高效地完成差旅费用账单管理工作。
– 人力减负成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。合思的自动化解决方案减少了财务人员手工录入数据、验真发票等繁琐的工作，让他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。在差旅费用账单管理中，人力成本的降低直接提高了企业的经济效益。
– 员工体验大幅提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程。员工在进行差旅费用管理时，无需再花费大量时间在繁琐的操作上，使用体验得到了显著提升。这不仅提高了员工的满意度，也有利于企业吸引和留住人才。
– 合规管控精细高效
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多的精力。在差旅费用账单管理中，合规性的提升降低了企业的财务风险，为企业的健康发展提供了保障。
动力源评价：携手合思共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也面临着类似的财务难题，尤其是在差旅费用账单管理方面存在困扰，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思凭借其专业的技术和优质的服务，已经帮助众多企业解决了财务问题，相信也能为您的企业带来显著的改变。立即联系合思，免费试用我们的解决方案，让我们携手共创财务数字化的美好未来。
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