在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业发展的关键一环。随着数电票的迅速扩张，企业传统的纸质档案管理模式面临着重重挑战。相关数据显示，到2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设的“短板”亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业各层级人员都在传统纸质档案管理中遭遇了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且储存占地大的问题，同时档案数据难以分析利用，这无疑增加了企业的运营成本和决策难度。财务人员则需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁琐，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间，影响工作的积极性和效率。
传统纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
不过，国家政策为电子会计档案管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，并且企业需要关注档案全生命周期管理闭环。正是在这样的背景下，合思档案作为一款专业的电子票据管理平台应运而生，旨在帮助企业解决这些难题。
多元方案：适配企业多样需求
合思档案作为一款先进的电子票据管理平台，提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现各类档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。企业使用该方案后，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案利用可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，该方案创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，保障了企业财务合规。
核心功能：铸就高效管理基石
合思档案作为优秀的电子票据管理平台，具备多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等核心功能，这些功能为企业带来了降本增效、保障合规、数据共享等显著优势。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，平台提供多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，该功能具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理功能支持权限管理，企业可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限等。同时，平台支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类、维护档案字段等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，确保档案管理的规范性和灵活性。
档案应用功能实现了多维检索，支持按多种维度和方式进行查询。一站式预览功能实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。平台还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，实现了档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理，提高了档案应用的效率和便捷性。
成功实践：见证显著应用成效
合思档案这款电子票据管理平台已经在多个行业和企业中得到了广泛应用，通过解决企业痛点，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效等显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现了管理自动化，有效降低了企业成本。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，既低碳环保，又将整理匹配效率提升了80%，每年减少存储空间成本300册，纸张打印成本减少100万张纸。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团在采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。
合思档案凭借其强大的功能和显著的成效，能有效解决企业电子会计档案管理难题。它能够为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，助力企业实现业财融合。众多客户对合思档案给予了高度评价，如“完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%”。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
如果您想进一步了解合思档案这款电子票据管理平台，感受它为企业带来的巨大价值，可通过以下方式联系合思：地点覆盖北京、上海等多地；电话400 – 105 – 6505；网站www.hosecloud.com；还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。现在就可以免费试用合思档案，开启企业电子会计档案管理的新篇章。
