在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧随其后，航空运输电子客票行程单实现了数字化变革。这些重大举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将全面得到解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这样的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字档案管理系统——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的企业，在2011年成功于深交所中小板上市，成为了红枣行业的佼佼者。然而，在企业不断发展壮大的过程中，财务管理方面的问题逐渐凸显，尤其是档案管理，成为了制约企业高效运营的一大难题。
首先是归档难题。在财务归档时，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐，而且容易出错，档案遗失的情况也难以避免。每一份档案都需要人工仔细核对，工作量巨大，导致归档效率极低。
其次是查找缓慢。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在企业需要快速获取财务信息时，这种低效的查找方式严重影响了工作进度。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找，人力成本居高不下。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在日益严格的监管要求下，这种管理方式已经无法满足企业的合规需求。
合思档案：破解管理难题的利器
面对好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其先进的数字档案管理系统——合思档案，为企业提供了一套全面的解决方案。
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打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。财务人员可以通过系统实现便捷利用，一键联查相关信息。无论是单据、发票还是凭证，都可以在系统中快速找到，大大提高了工作效率。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的文件和系统中来回切换，查找所需信息。而合思档案将所有相关数据整合在一起，让财务人员可以在一个平台上轻松完成所有操作，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装审计便捷
合思档案具备自动组装功能，在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。在审计过程中，系统可以自动将相关的档案数据进行整理和分析，为审计人员提供准确、全面的信息。同时，系统还可以根据审计要求生成相应的报表和报告，大大减少了审计人员的工作量。与传统的审计方式相比，合思档案的审计效率得到了显著提升，为企业节省了大量的审计时间和成本。 -
实物高效管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的高效匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置。这一功能解决了传统纸质档案查找困难的问题，让工作人员可以快速找到所需的实物档案。同时，虚拟档案库房的建立，也大大节省了企业的存储空间，降低了档案管理的成本。
显著成效：数据见证实力
在使用合思档案的数字档案管理系统后，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。通过具体的数据，我们可以清晰地看到该系统为企业带来的巨大价值。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的档案归档和查找工作，现在通过合思档案系统可以快速完成，大大减轻了财务人员的工作负担。总部接收管理耗时减少了80%，企业的管理效率得到了极大提升。借阅管理耗时也减少了67%，让档案的借阅更加便捷高效。
从成本角度来看，预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅包括了纸张、存储设备等硬件成本的降低，还包括了人力成本的节省。通过合思档案系统，企业实现了降本增效的目标，提升了自身的竞争力。
合思档案：企业财务数智化的未来之选
合思档案的数字档案管理系统，为企业带来了诸多重要意义和价值。它帮助企业实现了降本增效，通过提高工作效率和降低管理成本，让企业在有限的资源下实现更高效的运营。同时，系统确保了企业的合规经营，满足了日益严格的监管要求。在环保意识日益增强的今天，合思档案还助力企业实现了低碳运营，减少了纸质档案的使用，为环保事业做出了贡献。
未来，电子凭证全流程无纸化将是财务数智化的必然趋势。合思将继续发挥其在财务数智化领域的优势，不断创新和完善数字档案管理系统，为更多企业提供优质的产品和服务。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案。我们诚邀您拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问网址：www.hosecloud.com。现在，您还可以免费试用合思档案的数字档案管理系统，亲身体验它为企业带来的变革和价值，一起迈向财务数智化的美好未来。
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