会计档案软件助力企业财务数智化转型

在数字化浪潮席卷而来的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到行业变革的趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的财务数智化转型提供了强大助力。这款会计档案软件，就像是企业财务数字化征程中的一座灯塔，指引着企业在复杂的财务海洋中稳健前行。

传统财务档案管理痛点剖析

在传统的财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题，仿佛深陷一片迷雾森林，难以找到清晰的出路。

首先，对于好想你健康食品股份有限公司而言，财务归档工作如同一场漫长而繁琐的马拉松。在归档过程中，财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，稍有疏忽就可能出现错误。而且，纸质档案遗失的情况难以避免，一旦档案丢失，查找和补办的过程更是耗时费力。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，极大地影响了工作效率。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，不仅需要专门的库房来存放，还需要投入大量的人力进行整理和维护，成本居高不下。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

COMMUNE 幻师同样面临着传统财务档案管理的困扰。档案耗材、打印、存储成本高得惊人，门店报销周期长达 2 个月，漫长的等待让员工苦不堪言。而且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，就像一群没有主人的野马，四处散落，难以集中管理和利用。

高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等一系列繁琐的工作，这不仅占用了库房人员的大量管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐，让人望而却步。同时，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，存在着巨大的合规风险。档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制，容易出现合规性隐患。目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，耗费大量人力，还不能实现跨系统调阅，严重影响了工作的高效开展。

杭州西湖城市建设投资集团在回单管理方面也存在诸多问题。档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大，检索效率低下，信息整合复杂，风险管理难度大，合规审计滞后等问题，就像一道道难以跨越的鸿沟，阻碍着企业的发展。在发票管理方面，报销周期长达 1 个月，报销流程繁琐，重复报销频发，发票关联及调阅源头复杂耗时，让财务人员疲于奔命。在凭证管理上，纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP 财务凭证与各业务系统存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制了档案处理效率，增加了存储与维护成本。

合思档案整体解决策略

面对企业在传统财务档案管理中遇到的重重困难，合思档案犹如一把利剑，为企业开辟了一条全新的道路。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这款会计档案软件就像是一个强大的财务管家，能够帮助企业实现财务流程的自动化和数字化，提高工作效率，降低成本。

合思档案实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理。它通过开放式接口互联自主采集，能够快速准确地获取各种财务数据；智能关联自动组装功能，让财务档案的整理变得轻松简单；精准权限管控档案管理，确保了财务数据的安全和保密；多维检索一站式预览功能，让用户能够快速找到所需的档案信息。通过这些功能，合思档案做到了全流程合规化、自动化、数字化，为企业提供了一个高效、便捷、安全的财务档案管理解决方案。

合思档案核心模块揭秘

合思档案的功能蓝图犹如一座宏伟的建筑，为企业提供了全方位的财务档案管理服务。

它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。用户无需打印纸质档案，就可以通过电子设备快速调阅所需的档案信息，大大提高了工作效率。同时，混序归集免组装功能，让财务人员无需花费大量时间进行档案的整理和组装，系统会自动完成这些工作，节省了大量的人力和时间成本。

电子会计档案全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。在智能采集方面，合思档案通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够快速准确地采集各种财务数据。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的数据进行预处理，确保数据的准确性和完整性。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，能够对财务档案进行全面的管理和维护。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等功能，能够为企业的决策提供有力的支持。

在业务层，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等。核算系统包括财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。这些丰富的功能模块，为企业提供了一站式的财务档案管理解决方案。

合思档案竞争优势凸显

合思档案具有显著的竞争优势，能够为企业带来实实在在的价值。

自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，用户可以通过电子设备随时随地调阅所需的档案信息，大大提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，企业可以实时掌握财务数据的动态，及时发现问题并采取措施进行解决。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。雄厚的资金实力为企业的发展提供了坚实的保障。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发实力和广泛的服务网络，能够为企业提供及时、高效、优质的服务。

合思档案成功案例展示

合思档案在实际应用中取得了显著的成效，众多企业通过使用这款会计档案软件，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。这一成果表明，合思档案能够帮助企业提高工作效率，降低成本，实现可持续发展。

COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这不仅为企业节省了大量的成本，还提高了员工的满意度，提升了企业的竞争力。

金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%。这充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本和确保合规性方面的强大能力。

帆书借助合思档案实现了全量财务档案数字化存储，仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。这一案例表明，合思档案能够帮助企业实现财务档案的数字化转型，提高工作效率，降低成本。

合思服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的保障。

分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，能够不断推出创新的产品和解决方案，满足客户日益增长的需求。在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效、优质的服务。无论客户身处何地，都能够享受到合思的专业服务。

合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一系列的服务能够帮助企业实现财务流程的自动化和数字化，提高工作效率，降低成本，提升企业的竞争力。

合思档案未来展望

合思档案对于企业财务数智化转型具有重要的意义。它有助于企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，合思档案能够帮助企业更好地应对这些挑战，抓住机遇，实现可持续发展。

基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义。它能够为更多的企业提供有益的启示，进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

如果您也想体验合思档案这款会计档案软件带来的便捷和高效，不妨现在就点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。