在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的经营环境正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了全新的挑战，信息化建设成为了企业亟待补齐的短板。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统档案管理模式在这个新时代显得力不从心。纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、占用大量存储空间且档案数据难以有效分析利用的难题；财务人员被海量的档案数据折磨，整理工作耗时费力，手动匹配核对的工作枯燥又繁复；业务人员则在报销纸质票据的繁琐流程中浪费了大量时间。
不仅如此，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
面对这些挑战，合思数字档案管理系统应运而生，为企业提供了全方位的解决方案。
合思档案：多角色定制解决方案
合思数字档案管理系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它可以实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思数字档案管理系统就像是一位得力的助手。它可以沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，降低成本，实现绿色低碳运营。有了它，企业高管可以更加从容地应对市场变化，做出更加明智的决策。
对于归档员/财务人员来说，合思数字档案管理系统是提高工作效率的神器。它可以让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，使数据在全流程透明流转，便于监控和分析。有了它，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计人员，合思数字档案管理系统带来了极大的便利。它可以实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放或回收。财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：合思档案优势尽显
合思数字档案管理系统具有多源采集功能，接口互联可自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，企业可以自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料。此外，它还具有单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割和自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势。
在智能制档方面，合思数字档案管理系统通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。它还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思数字档案管理系统还能提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。
此外，合思数字档案管理系统具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
多元应用：合思档案助力不同企业
在年单据量2.6亿的企业案例中，企业面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思数字档案管理系统的解决方案是多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收。它可以自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，保障安全可追溯。同时，它还能简化装订流程，让企业1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。通过使用合思数字档案管理系统，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显示关联匹配等操作高效，凭证与单据关联次数多。
对于共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题一直困扰着企业。合思数字档案管理系统的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。通过使用该系统，企业实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面都有显著改善。
在多系统数据互联的企业案例中，企业的档案管理现状低效，整理、保管、存储环节繁琐，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和回单存档不合规范。合思数字档案管理系统提供了数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。使用该系统后，企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，在成本效益对比上有明显节省。
在中国最大的K12民办教育集团之一的案例中，企业在采集、存储、整理、利用等档案管理各环节都存在问题。合思数字档案管理系统的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。通过使用该系统，企业以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思数字档案管理系统拥有广泛的连接能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业不同阶段的档案管理需求。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思数字档案管理系统，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可以借鉴他们的成功经验。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您的企业也想提升档案管理水平，实现降本增效和合规运营，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思数字档案管理系统。现在就可以免费试用，亲身体验它的强大功能和卓越价值。
