在当今数字化浪潮的推动下，企业面临着诸多挑战，尤其是在费用归档管理方面。2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理迎来新的挑战，信息化建设成为当务之急。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色在费用归档管理中面临着各自的困境。企业高管承受着纸质档案管理成本高的压力，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作耗时耗力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。
同时，纸质档案还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。例如，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面、专业的解决方案。
多元方案 精准破局费用归档难题
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的费用归档管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势。其实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案无需打印，应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展费用归档管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
核心功能 铸就费用归档管理利器
合思档案拥有一系列强大的核心功能，展现了其技术优势和创新特点。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理的关联检索、全文检索等功能，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
多维收益 凸显费用归档管理价值
使用合思档案能为企业带来显著的收益，从多个方面体现其价值。
在降本增效方面，它能节约纸张成本和整理成本，提高检索效率，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，实现档案不打印。
合思档案使电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的有效利用，从数据到决策，发挥数据的价值。
通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。
广泛适用 满足不同场景费用归档需求
合思档案适用于多种典型场景，展示了其广泛的适用性。
对于企业高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成费用归档管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
在实物档案管理场景中，合思档案可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。
众多企业已经通过使用合思档案获得了显著的成效。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，向财务无纸化目标迈进。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
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