合思档案：开启数字档案管理系统新征程

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措犹如催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决的曙光。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这不仅是财务数智化的必由之路，更能优化管理流程，突破传统报销模式的困境，降低单位运行成本与资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字档案管理系统——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。

企业档案管理痛点大揭秘

在企业的日常运营中，电子会计档案管理常常面临诸多痛点，这些问题普遍存在且严重影响着企业的效率和成本。

以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档工作犹如一场耗时耗力的持久战。工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。这不仅增加了人力成本，还可能给企业带来潜在的风险。

COMMUNE幻师则饱受成本高的困扰。每年，档案耗材、打印和存储成本高达53323元，而且门店报销周期长达2个月。电子会计凭证文件无法得到有效管理，导致工作效率低下，企业运营成本居高不下。

高新兴科技集团在档案管理方面也面临着巨大的挑战。报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，这不仅占用了大量的库房人员管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐，严重影响了工作效率。

杭州西湖城市建设投资集团同样面临着回单管理难的问题。档案耗材、打印和存储成本高，物理存储需求大，检索效率低下，信息整合复杂，风险管理困难，合规审计滞后等问题，让企业的档案管理工作陷入了困境。

合思档案的全面解决方案

面对企业在电子会计档案管理方面的诸多痛点，合思档案数字档案管理系统提出了一套全面、系统的解决方案。

合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集环节，它具备开放式接口互联和自主采集功能，能够大文件自动切割，对数电票进行自动化解析，确保数据准确、高效地获取。在档案制档环节，它可以实现智能关联和自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保障档案质量和合规性。在档案管理环节，它拥有精准的权限管控和灵活扩展的档案目录，具备水印管理功能，档号符合国标要求。在档案利用环节，它支持多维检索和一站式预览，可实现在线借阅和异构系统联查，还能进行实物混序归档和可视化盘点档案数据。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。其电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个环节。智能采集可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行；预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。

此外，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。

合思档案核心模块解析

合思档案数字档案管理系统的功能蓝图十分强大，它包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。

在业务层方面，内部会产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层可辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。

在档案采集上，合思档案可实现开放式接口互联和自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保数据准确、高效获取。档案制档则实现智能关联和自动组装，四性检测、业务检测和自定义版式文件，保障档案质量和合规性。

合思档案的竞争优势凸显

与其他同类产品相比，合思档案数字档案管理系统具有显著的竞争优势。

它能够实现自动化归档，让企业告别重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。以北京一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本达338,910元。

各企业使用合思档案后都取得了显著的效益提升。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

合思档案还能实现数据联合穿透，提供多维检索条件，快速定位所需档案。通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等可实现组合式穿透预览，满足复杂的查询需求。

多行业成功案例见证价值

合思档案数字档案管理系统在多个不同行业都有成功的应用案例，充分展示了其实际应用效果和价值。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源和一键联查，有效提升了工作效率。自动组装功能让审计更加便捷，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了50%的人力成本，提高了工作效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。实现了业务证据链的完整，以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。

帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，财务结账效率提高了50%。

合思的强大服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障。

合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，为产品的研发和升级提供了强大的技术支持。在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务的覆盖范围，让更多企业能够享受到合思的优质服务。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，充足的资金保障了其在技术研发和服务拓展方面的投入。

合思档案数字档案管理系统具有重要的意义和价值。它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思作为专精特新企业，不断创新和提升服务质量，未来将为更多企业提供更优质的财务数智化服务。

未来财务用合思，让有限更有效。合思档案数字档案管理系统值得更多企业信赖和选择。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨现在就免费试用，开启企业数字档案管理的新篇章。