电子档案管理方案助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着诸多业务挑战与转型需求。众多知名企业在财务管理领域不断探索创新，以期突破困境，实现高效发展。下面让我们通过几个典型案例，深入了解企业在财务管理中遇到的问题，以及合思提供的电子档案管理方案如何助力企业解决难题。

企业现状：困境交织待破局

• 知名挂面厂商：系统繁杂成本高
  某知名挂面厂商作为畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。管理流程横跨多个系统，操作繁杂且效率低下。差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求极高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找极易出错，造成了高额的人力物力浪费。

• 大型移动通信集团：流程繁琐决策难
  某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，致力于实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化。然而，其主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值复核工作，不仅容易出错，而且效率低下。内部多系统并行，数据无法互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，仅将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统存在无法融合发票验真能力等问题。

• 世界500强旗下教育服务品牌：数据分散合规难
  某世界500强旗下教育服务品牌，自2017年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。但企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用大量物理空间，需要专人管理，成本高昂，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

• 知名头部数字阅读品牌：数据分散效率低
  某知名头部数字阅读品牌每个财务月均处理单据量500 + 张，面临着数据分散、成本高等问题。数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

合思方案：专业定制解难题

• 挂面厂商专属方案：消费入账归档一体
  针对某知名挂面厂商，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，从差旅申请开始，经过业务审批，员工可以通过合思商城订购或TMC订购。合思商城会生成对账单，TMC也会提供对账单。在财务核算、记账方面，设立对账结算中心，线上统一开票后可实现自动拆分结算和自动记账；线下统一开票则进行线下结算和手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

• 移动通信集团方案：快简省报销新体验
  对于某大型移动通信集团，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案。该方案打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

• 教育服务品牌方案：全生命周期电子化管理
  某世界500强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口数40种 + ，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传。实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节。会计类档案管理范围涵盖内部（凭证、订单、会计账薄等）和外部（纸质发票及影像、银行电子回单等）。

• 数字阅读品牌方案：业财平台建设数字化转型
  某知名头部数字阅读品牌通过合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。该方案保证了财务准确性，确保审计通过，符合上市要求。同时提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。

方案实施：稳步推进见成效

• 挂面厂商实施步骤：消费核算档案有序管理
  某知名挂面厂商在实施合思解决方案时，员工通过合思商城进行差旅消费，商城对账单与TMC对账单进行核对。财务进行线上统一开票后自动拆分结算和记账，或线下统一开票后进行线下结算和手工记账。档案管理方面，合思环节按L4级无需报销标准进行共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节按L3级无需报销录入发票等档案。

• 移动通信集团实施成果：业财协同效率提升
  某大型移动通信集团签约合思后，实现了申请报销一体化，员工因公消费无需垫资、无需报销。财务核算智能化，减少了财务人员在发票核验真伪、认证、审批流程等方面的时间投入。

• 教育服务品牌实施流程：数据收集归档全面管理
  某世界500强旗下教育服务品牌在实施合思方案时，通过自动封装接口连接异构系统收集档案数据。经过接口传输（影像支撑、外部设备扫描、人工上传）后，进行自动归档操作，包括智能组单、四性检测等，对会计类档案进行全面管理。

• 数字阅读品牌实施进展：数字化转型逐步推进
  某知名头部数字阅读品牌在合思的帮助下，搭建业财平台，在财务准确性和及时性方面进行优化，逐步实现消费 – 报销 – 入账 – 归档的全面数字化转型。

显著成果：降本增效促发展

• 挂面厂商成果：费用节约效率提升
  某知名挂面厂商年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 移动通信集团成果：降本增效决策优化
  某大型移动通信集团“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

• 教育服务品牌成果：效率提升合规达标
  某世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。

• 数字阅读品牌成果：增效降本合规先进
  某知名头部数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

客户反馈：高度认可显实力

• 教育服务品牌反馈：信心满满期待未来
  某世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，体现了对合思方案的认可和对未来的信心。

• 移动通信集团反馈：流程简化效益提升
  某大型移动通信集团在与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。且管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，这些实际效果是对合思方案的有力肯定。

• 挂面厂商反馈：系统打通效率飞跃
  某知名挂面厂商应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，这一成果反映了客户对方案的积极反馈。

• 数字阅读品牌反馈：持续认可期待深化
  某知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来还建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，表明客户对合思方案的持续期待和认可。

行动号召：选择合思开启转型之旅

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等28项主要功能。它还具有免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，能够为企业提供全方位的财务解决方案。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果你也想解决企业财务数字化转型中的难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505与合思联系，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可免费试用，亲身体验合思电子档案管理方案的强大功能。