在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的迅速铺开以及电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在这一转型过程中却面临着诸多挑战。
企业面临的凭证类型繁多、格式杂乱，协同工作困难，且电子凭证易丢失等问题，形成了一道道数字鸿沟，严重阻碍了会计数字化转型的进程。同时，传统纸质凭证入账习惯根深蒂固，而电子凭证直接入账的门槛又较高，导致许多企事业单位出现了逆数字化、伪数字化和非数字化的错误做法，这无疑影响了经济社会数字化转型的成效。调研数据显示，企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知存在明显不足，而且大部分企业在会计凭证存储方面仍停留在传统的纸质档案阶段，这使得合规风险难以得到有效控制。此外，电子凭证数字化转型本身具有多样性和复杂性，例如缺少统一的综合服务平台，涉及多个政府部门难以实现协同等问题，都给企业的转型之路增添了不少阻碍。
面对企业在电子凭证数字化转型中遇到的重重困难，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的解决方案，成为了企业转型路上的得力助手。接下来，我们将通过某知名头部数字阅读品牌客户的案例，深入了解合思的智能档案管理解决方案。
数字阅读企业的困境突围
该知名头部数字阅读品牌企业在发展过程中遇到了诸多问题。企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合难度极大。这直接导致了费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，给企业的财务管理带来了巨大压力。
在日常财务工作中，每个财务月该企业均需处理单据量达500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，工作效率极低。而且，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还增加了企业的运营成本。
此外，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中翻找，这种低效的查找方式根本无法适应企业快速扩张的需求。企业迫切需要一种智能化的解决方案来改善当前的状况，智能档案管理成为了企业的迫切需求。
合思定制化解决方案
合思针对该数字阅读企业的困境，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面助力企业完成业财平台建设。这一方案能够保证财务的准确性，使企业顺利通过审计，符合上市要求。同时，还大大提升了财务的及时性，结账时间从原来的T + 15提升到了T + 7，年底预计能够达到T + 5，极大地提高了财务工作的效率。
在费用合规方面，合思的发票OCR识别验真功能发挥了重要作用，能够有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，企业可以对员工借款与核销进行有效管理，进一步规范了财务管理流程。
在档案管理方面，合思的智能档案管理解决方案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这不仅保障了档案的安全性和完整性，还为企业的合规运营提供了有力支持。
此外，合思的解决方案能够灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。这种创新的模式不仅提高了员工的工作体验，还提升了企业的管理效率。
解决方案带来显著成效
合思的解决方案为该数字阅读企业带来了多方面的显著成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。智能档案管理提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。同时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，大大提升了实物档案的查找效率，使企业的工作流程更加高效顺畅。
在降本方面，该解决方案减少了差旅超标情况，有效改善并提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本，为企业节省了大量的运营资金。
在合规方面，合思的解决方案有效保障了企业费用合规，对员工借款与核销进行了有效管理，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规发展提供了坚实保障。
在先进性方面，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，使企业在行业中处于领先地位。
合思方案优势与未来展望
合思的智能档案管理解决方案具有多方面的优势和价值。通过敏捷的财务收支管理平台，合思为企业提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润。
展望电子凭证数字化转型的未来趋势，电子凭证会计数据标准的推广应用将着力推动电子凭证的全链无纸化，这有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。数电票作为未来推进企业电子凭证数字化转型的重要推动力，将推动无需报销迈向L5级，实现全场景、全链路智能化无需报销。
在当前数字化转型的浪潮中，越来越多的企业意识到了智能档案管理的重要性。合思愿意与更多企业携手共进，共同开启数字化转型之旅。如果您的企业也想体验智能档案管理带来的高效与便捷，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思财务数智化解决方案，还可免费试用，开启企业数字化转型的新篇章。
