探索档案归档最佳实践，合思档案助力企业财务数智化升级

探索档案归档最佳实践，合思档案助力企业财务数智化升级
在当今企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又面临诸多挑战的工作。传统的纸质档案管理方式，就像一座无形的大山，压得企业喘不过气来。

首先，财务人员在进行纸质档案归档时，往往需要耗费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。然而，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，这就如同在黑暗中摸索，不知何时会出现致命的失误。

其次，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，需要耗费大量的时间和人力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。

再者，大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要租赁专门的档案室，配备专业的管理人员，这无疑增加了企业的运营成本。

最后，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

面对这些痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套档案归档最佳实践方案。

合思档案不仅仅是一个简单的档案管理平台，它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，优化了管理流程，突破了传统报销模式的困境。同时，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供了有力的服务支持。

合思档案具备一系列强大的核心功能，为企业的档案管理带来了全新的体验。它实现了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。

在智能采集方面，通过外部生态的OCR识别、RPA技术等，以及内部系统的EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集档案信息。同时，档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析，大大提高了采集效率。

档案制档可智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。在档案利用方面，支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案的利用更加便捷高效。

企业使用合思档案能获得多方面的收益。自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的决策提供了有力支持。

合思档案还能帮助企业降低成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年总节约成本可达338,910元。同时，它还能提高工作效率，部分企业档案整理匹配效率提升90%，报销效率提升300%等。

此外，合思档案有助于企业实现合规经营和低碳运营，满足电子凭证数字化转型需求，有效降低单位运行成本及资源消耗，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。

合思档案在多个典型应用场景中发挥了重要作用，成为企业档案管理的得力助手。

在企业内审场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于内审工作。无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务，让内审工作更加高效、便捷。

在财务报销场景中，员工报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的报销流程，报销不再费神。无纸化为业务发展带来了便捷，提高了员工的满意度。

在档案存储场景中，合思档案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理，减少了存储空间的占用，提高了档案管理的效率。

在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。

众多客户的成功案例，充分证明了合思档案的价值和优势。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。

合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有丰富的经验和强大的实力。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您的企业也在为财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启全新的财务数智化解决方案。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在就可以免费试用合思档案，体验档案归档最佳实践带来的高效与便捷。