在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这一系列举措，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，成为了企业发展的绊脚石。传统纸质档案管理更是存在着诸多弊端。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。COMMUNE幻师的档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了档案归档最佳实践方案。
合思档案：财务数智化领域的实力之选
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于其在行业应用中的深度应用与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，是档案归档最佳实践的典范。
合思档案：功能强大优势尽显
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。这其中包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档时，实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理上，做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用时，可进行多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。
自动化归档让企业告别重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。例如，合思档案可实现凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，为企业提供了档案归档最佳实践的有效途径。
合思档案还能为企业节约成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这些数据充分显示了合思档案在成本控制方面的优势，是档案归档最佳实践的有力证明。
合思档案：多行业应用成果显著
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，为企业提供了档案归档最佳实践的样板。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
数字阅读行业的帆书借助合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
这些案例充分证明了合思档案在不同行业的适用性和有效性，是档案归档最佳实践的生动体现。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。合思档案已助力众多不同行业的企业解决档案管理难题，取得了显著的经济效益和管理效益。
如果您的企业也想实现财务数智化转型和降本增效，不妨选择合思档案。它将为您提供档案归档最佳实践方案，帮助您的企业在数字化时代脱颖而出。联系电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，体现了合思能帮助企业在财务数智化方面取得更好的成果。现在，您可以免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型之旅。
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