在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，企业在这场变革中却面临着诸多困境。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题如同一座座大山，压得企业财务人员喘不过气来。
在财务档案管理方面，企业更是痛点丛生。首先是归档难，财务人员在归档时，需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，工作繁琐且效率低下。而且，纸质档案还容易出现遗失的情况，给企业带来不必要的风险。其次是查找慢，纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在很大程度上影响了企业的工作效率。再者是成本高，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，对企业来说是一笔不小的开支。最后是不合规，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
合思档案：财务数智化的整体解决方案
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了企业的这些痛点，并推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一整体解决方案，就像是一把万能钥匙，能够帮助企业轻松解决财务档案管理中的各种难题。
核心功能亮点：开启档案管理新时代
功能蓝图绘就档案管理新愿景
合思档案管理平台的功能蓝图犹如一幅宏伟的画卷，为企业的档案管理描绘了美好的未来。便捷调阅不打印，让企业无需再为纸质档案的打印和存储而烦恼；混序归集免组装，大大提高了档案的归集效率。而电子会计档案全生命周期管理，则涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等各个环节，为企业提供了一站式的档案管理解决方案。
档案采集：开放互联精准高效
档案采集是档案管理的第一步，合思档案管理平台在这方面表现卓越。它具备开放式接口互联·自主采集的特点，能够与外部生态如OCR识别、RPA技术等以及内部系统如EAI插件、API接口等进行无缝对接，实现档案的自动采集。同时，大文件自动切割·数电票自动化解析的功能，让档案采集更加精准高效。
档案制档：智能关联自动检测
档案制档环节，合思档案管理平台能够智能关联·自动组装，将相关的单据、发票、回单和凭证自动关联在一起，形成完整的档案。同时，它还能进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。
档案管理：权限管控灵活扩展
在档案管理方面，合思档案管理平台可精准权限管控·档案目录灵活扩展。通过设置不同的权限，企业可以确保只有授权人员才能访问和操作档案。同时，水印管理·档号符合国标要求，让档案管理更加规范和安全。
档案利用：多维检索便捷高效
档案利用是档案管理的最终目的，合思档案管理平台在这方面表现出色。它可多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实现实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业可以通过多种方式快速检索到所需的档案，提高工作效率。
使用收益：降本增效成果显著
使用合思档案管理平台，企业能够获得诸多收益。自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，有更多的时间和精力去处理更重要的财务事务。档案利用便捷高效，企业可以随时随地调阅所需的档案，提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的决策提供了有力的支持。
以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案管理平台后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分说明了合思档案管理平台在降本增效方面的显著效果。
典型应用：不同场景大放异彩
食品行业：好想你开启档案管理新篇章
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司曾经存在归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。使用合思档案管理平台后，情况得到了极大的改善。减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案管理平台帮助好想你实现了档案管理的高效化和合规化。
餐饮行业：云南菜连锁企业降本提效
云南菜品牌连锁经营企业面临着纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等问题。使用合思档案管理平台后，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%。合思档案管理平台为餐饮行业的档案管理提供了新的思路和方法。
客户成功案例：实力见证品质
金牌橱柜：档案管理高效合规
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案管理平台后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案管理平台帮助金牌橱柜实现了档案管理的高效化和合规化，为企业的发展提供了有力的支持。
帆书：全量档案数字化存储
帆书使用合思档案管理平台实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。合思档案管理平台为帆书带来了显著的经济效益和管理效益。
选择合思档案：开启财务数智化转型之旅
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您也想实现财务数智化转型，选择合思档案管理平台是您的明智之选。现在就拨打电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”。您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受它的强大功能和卓越性能。档案归档最佳实践，合思档案管理平台值得您拥有！
