在当今数字化浪潮席卷的商业世界里，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的转折点，信息化建设的短板亟待补齐。数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
纸电混合时代，企业不同层面的人员都在发票处理成本和财务档案管理方面遭遇了诸多困境。企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下的问题，不仅存储占地大，而且档案数据分散，难以进行有效的汇总和分析利用。这不仅增加了企业的运营成本，还影响了决策的科学性和及时性。
财务人员则被大量的档案数据所困扰。整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥繁复，大大降低了工作效率，同时也增加了发票处理成本。业务人员在出差、招待后的报销环节也困难重重，纸质票据留存上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
企业在财务档案管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些问题不仅增加了企业的运营成本，还对企业的合规经营带来了潜在威胁。
合思档案：一站式财务档案管理解决方案
合思档案针对企业在财务档案管理方面的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，有效降低发票处理成本。
对于CEO和高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。通过合思档案，企业能够更好地管理财务档案，提高决策的科学性和准确性，从而在市场竞争中占据优势。
对于归档员和财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，同时降低发票处理成本。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。
合思档案功能概览：全方位满足档案管理需求
合思档案具有电子会计档案全生命周期管理功能，为企业提供了一站式的档案管理解决方案。
智能采集功能可通过外部生态的规则引擎、业务映射等以及内部的EAI插件、API接口等进行采集，确保企业能够及时、准确地获取各类档案数据，降低发票处理成本。
预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，能够对采集到的档案数据进行初步处理和检测，确保数据的准确性和完整性。
基础管理涵盖档号管理、账套管理等，为企业提供了规范、统一的档案管理基础。
档案服务包含身份调查、全文检索等，方便企业对档案进行查询和利用。
合思档案还具备多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，也支持手动采集和自主补录，满足企业多样化的采集需求，进一步降低发票处理成本。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，它能够实现不同系统、不同类别的凭证、单据等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还可进行字段映射，让查询更便捷，提高了档案管理的效率和准确性。
档案管理功能方面，合思档案包括权限管理，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，为企业提供了安全、可靠的档案管理保障。
合思档案核心亮点：打造高效档案管理体验
便捷调阅不打印，混序归集免组装，是合思档案的一大特色。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，降低发票处理成本。
具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，合思档案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测可基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，为企业的合规经营提供了有力保障。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让企业能够更好地利用档案数据进行决策。
实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，进一步提升了企业的档案管理水平。
合思档案价值体现：降本增效，释放数据价值
合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，降低发票处理成本。
作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务流程更加顺畅、高效。
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业能够更好地了解自身的财务状况和经营情况，为决策提供有力支持。
实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，合思档案帮助企业实现了效益最大化。通过优化档案管理流程，提高数据的共享和利用效率，企业能够更好地整合资源，提升整体竞争力。
合思档案典型使用场景：满足多样化需求
多维检索功能支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。这使得企业能够快速、准确地找到所需的档案信息，提高工作效率，降低发票处理成本。
一站式预览，穿透联查功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。让企业能够全面、深入地了解档案信息之间的关联，为决策提供更有力的支持。
外部系统调阅功能支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。这方便了企业与外部系统的对接和数据共享，提高了工作效率。
档案借阅服务让借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。这使得档案借阅管理更加规范、便捷，提高了档案的利用率。
合思档案成功案例：见证实际应用效果
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s、关联匹配15min等，有效降低了发票处理成本。
世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，大大降低了发票处理成本。
中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
合思档案市场定位与差异化优势：领先的单套制电子会计档案管理平台
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户。其广泛连接的能力可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
具备100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，合思档案最大程度地减少了人工介入，实现自动组装、归档，降低了发票处理成本。
合思档案符合国家政策要求，能够进行电子会计档案合规性管理，满足接收管理数电票的能力。且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对市场变化，为企业提供更加优质、高效的服务。
在当前数字化时代，合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数字化时代的不断发展，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，持续助力企业降本增效、合规经营。
企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，开启高效、合规、低碳的财务档案管理新模式。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，可通过微信公众号和小程序了解更多信息。欢迎企业咨询合作，现在还可免费试用，亲身体验合思档案带来的高效财务管理变革！
