合思档案：开启企业档案合规管理数字化新时代

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在推进数字化进程时，通过建设 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题依然存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）创立于 2014 年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业全面数字化进程中扮演着至关重要的角色。合思是专精特新企业，成立以来累计融资超 15 亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

数电票时代档案合规管理新挑战

在当前经济环境下，电子会计档案管理的市场形势正发生着巨大变化。2025 年数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新的挑战，企业信息化建设亟待加强。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票正迅速扩张。

从政策层面来看，国家大力支持电子会计档案管理。2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020 年 3 月 23 日，国家档案局、财政部财会[2020]6 号肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以电子形式保存形成电子会计档案，同时需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，档案合规管理需关注档案全生命周期管理闭环。

传统档案管理痛点大揭秘

企业在传统档案管理中面临着诸多痛点，严重影响了企业的运营效率和合规性。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大。不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持。
财务人员则深受档案数据量大的困扰。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。
传统档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。这些问题都凸显了档案合规管理的紧迫性。

合思档案全方位解决方案

合思档案针对企业在档案管理中面临的痛点，提供了全面的解决方案。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
合思档案不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业，为不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计）提供针对性解决方案。
为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。
此外，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，确保档案合规管理贯穿始终。

合思档案核心模块解析

合思档案拥有多个核心模块，为企业档案合规管理提供了强大的支持。
智能采集模块支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板，实现结构化数据批量导入。
智能制档模块通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，实现已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段进行多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
档案管理模块具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用模块实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。还能实现一站式预览，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案竞争优势凸显

合思档案在档案合规管理方面具有显著的竞争优势。
在合规性方面，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。
高效性方面，合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，确保档案合规管理的高效执行。
创新性方面，合思档案提供档案扩展解决方案，生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。
广泛连接能力方面，合思档案能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，为档案合规管理提供有力的数据支持。

合思档案成功案例展示

合思档案在不同企业中都取得了显著的应用效果。
某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。管理成效显著，实现业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效。如数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次，有效实现了档案合规管理。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，确保了档案合规管理。
海亮教育表示，在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，进一步证明了合思档案在档案合规管理方面的卓越能力。

合思完善服务体系保障

合思拥有完善的服务体系，为企业的档案合规管理提供了有力保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为企业提供更优质的电子会计档案管理解决方案，确保在档案合规管理方面紧跟时代步伐。
在全国 22 个城市设有直营服务网络，能够为当地企业提供及时、专业的服务，确保企业在使用合思档案过程中遇到的问题得到快速解决。
通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和优势，进一步拓展服务范围，为更多企业提供服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，实现每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效，保障档案合规管理的持续优化。

合思档案凭借其在解决企业电子会计档案管理问题上的优势和成果，为企业解决了内外交困的档案管理问题。它能 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，确保 100%管理合规性，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能帮助企业实现全面数字化，助力企业实现业财融合，让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

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