合思助力企业发票归档管理，开启财务数字化转型新篇章

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。许多企业在快速发展的同时，也面临着诸多财务管理难题，尤其是发票归档管理方面。下面，我们通过几个典型客户的案例，来深入了解企业在这方面的困境以及合思提供的解决方案。

客户画像：困境中的探索者

有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。其多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，极为繁杂低效。在发票归档管理上，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理和查找极易出错，造成了高额人力物力的浪费。

还有一家日均处理3500 + 订单的企业，主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁。员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。财务手工录入、审批和记账，深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，发票归档管理也面临着巨大挑战。

一家知名头部数字阅读品牌，业务发展迅速，但每个财务月均处理单据量500 + 张，也面临着财务难题。数据分散在内部多系统，业务流程断裂，费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，人效太低，发票归档管理不仅耗费大量纸张，还存在票据原文丢失、档案信息不完整等问题。

某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通。结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险，发票归档管理更是难上加难。

业务痛点：发票归档管理的重重迷雾

流程繁杂效率低

国民经典零食品牌的管理流程跨多个系统，差旅平台对账方案不灵活，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅成本居高不下。纸电混合的会计档案手工整理、查找易出错，发票归档管理的效率极为低下。

报销难题成本高

日均处理3500 + 订单的企业，员工垫资压力大，报销流程繁琐。财务手工录入、审批和记账，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，这也导致发票归档管理成本增加。

数据分散管控难

知名头部数字阅读品牌数据分散在内部多系统，业务流程断裂，费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，人效太低，发票归档管理存在诸多漏洞。

系统独立风险大

世界500强旗下教育服务品牌企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通。结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险，发票归档管理存在较大的不确定性。

合思方案：精准破局的利器

零食品牌：消费入账归档一站式

为国民经典零食品牌提供合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。便捷申请环节，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。同屏比价环节，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。多源采集环节，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，有效解决了发票归档管理的难题。

订单企业：快简省报销新体验

为日均处理3500 + 订单的企业打造合思无需报销的“消费入账归档”解决方案。实现快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，申请报销一体化，差旅采购集约化，财务核算智能化，提升了发票归档管理的效率。

阅读品牌：业财平台建设新助力

为知名头部数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。保证财务准确性和及时性，提升了发票归档管理的质量。

教育品牌：全生命周期电子化管理

为世界500强旗下教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，通过多种接口传输，实现自动归档，涵盖广泛的会计类档案管理范围，拥有强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，完善了发票归档管理的体系。

实施步骤：落地生根的路径

零食品牌：有序推进消费与归档

国民经典零食品牌员工消费时，差旅申请后经业务审批，可在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账方面，通过对账结算中心，线上统一开票可自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案，确保了发票归档管理的有序进行。

订单企业：开启高效报销流程

日均处理3500 + 订单的企业签约合思后，开启申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化的流程。员工因公消费无需垫资、无需报销，财务自动对账等，简化了发票归档管理的流程。

阅读品牌：逐步优化财务流程

知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，逐步完成业财平台建设，实现财务流程的优化和升级，提高财务工作的准确性和及时性，也提升了发票归档管理的水平。

教育品牌：广泛连接实现自动归档

世界500强旗下教育服务品牌通过广泛连接异构系统，0开发成本介入，实现档案应收尽收。经过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输，进行智能组单、四性检测等自动归档流程，完善了发票归档管理的机制。

显著成效：数据说话的价值

零食品牌：降本增效与合规管理

国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，发票归档管理得到了有效改善。

订单企业：业财协同与成本控制

日均处理3500 + 订单的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，发票归档管理更加高效。

阅读品牌：增效降本与合规先进

知名头部数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，发票归档管理达到了新的高度。

教育品牌：数字化转型与管理提升

世界500强旗下教育服务品牌加速企业数字化转型，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，发票归档管理更加智能化。

客户心声：认可与好评的见证

国民经典零食品牌的财务痛点得到有效解决，其解决方案可供其他门店企业参考。打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，对发票归档管理的改善给予了高度评价。

日均处理3500 + 订单的企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变。与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，认为合思的发票归档管理方案值得广泛借鉴。

知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，对发票归档管理的效果表示满意。

世界500强旗下教育服务品牌企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据。预计到2024年自动化率将超97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，对发票归档管理的提升给予了充分肯定。

行动号召：开启财务数字化转型之旅

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等29项主要功能。它拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。合思秉承绿色环保的理念，致力于降低运营过程中的碳足迹排放量，严格遵守国家和地区的法律法规要求，确保业务的合法性和安全性。

如果您的企业也有财务数字化转型需求，尤其是在发票归档管理方面面临困境，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在还提供免费试用服务，让您亲身体验合思在发票归档管理等方面的卓越功效，开启企业财务数字化转型的新篇章。