在当今数字化浪潮席卷的时代，各行业专精特新企业对于财务数智化的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，秉持以客户为中心的服务理念，在多地设立研发中心和直营服务网络，并通过合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。接下来，让我们以动力源为例，详细阐述合思在出行活动管理方面的合作过程及显著成效。
动力源：传统管理困境待解
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是多家国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，整体流程依旧复杂，系统壁垒高，与预期效果存在较大差距。到了2021年，在与合思展开财务数字化合作时，动力源在出行活动管理等方面存在诸多痛点。多系统操作体验差，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交；手工录入合规难，报销数据需财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，假票、错票、重票情况难以避免。系统割裂、数据分散、信息滞后，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时做出调整。
合思方案：精准破局出行活动管理难题
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系统集成：数据互通的桥梁
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这样的操作，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为出行活动管理提供了准确的数据支持。 -
产品应用：重塑出行活动流程
合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。在出行活动管理中，业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务处理效率。 -
系统连接：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分出色，其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际的出行活动管理应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：步步为营搭建新体系
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全面梳理：摸清现状
合思首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理。深入了解各系统之间的数据关联和业务逻辑，为后续的实施工作奠定了坚实的基础。在出行活动管理方面，详细分析了现有流程中的痛点和问题，以便制定针对性的解决方案。 -
数据同步：确保准确一致
进行基础数据的同步工作是关键的一步。合思将HR系统和BPM系统的数据与合思费控进行对接，确保数据的准确性和一致性。这使得在出行活动管理中，人员信息、订单数据等能够在不同系统之间顺畅流通，为后续的业务操作提供了可靠的数据保障。 -
流程搭建：规范业务操作
搭建无需报销的业务流程框架是合思的重要举措。在出行活动管理中，配置了消费管控规则和审批流程，使业务人员的因公消费严格符合标准和规范。从申请到消费再到报销，每一个环节都有明确的规则和流程，确保整个出行活动管理过程的合规性和高效性。 -
员工培训：熟悉系统操作
合思对动力源的员工进行了系统操作培训。让员工熟悉合思费控系统的功能和使用方法，以便能够顺利开展业务。在出行活动管理方面，员工能够熟练使用系统进行申请、消费等操作，提高了工作效率和体验。
显著成效：出行活动管理全面升级
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操作体验革新：效率大幅提升
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。在出行活动管理中，员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工无需再在多个系统之间频繁切换，大大节省了时间和精力。 -
成本节约：释放人力价值
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在出行活动管理的财务处理方面，财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作。 -
员工体验提升：简化报销流程
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。在出行活动管理中，因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。 -
管理升级：全程管控决策高效
在管理上，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。在出行活动管理方面，通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源反馈：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。在出行活动管理等方面，合思的解决方案为动力源带来了显著的改变。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
综上所述，合思凭借专业的技术和优质的服务，已经帮助众多像动力源这样的专精特新企业解决财务数字化难题，尤其是在出行活动管理方面取得了显著成效，提升了企业竞争力。如果你所在的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，开启高效、合规、低碳的财务运营之旅。现在就可以免费试用合思的财务数智化解决方案，让合思以更完善的解决方案和更贴心的服务，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。
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