合思档案：开启企业会计文件共享与管理新时代

在数字化浪潮风起云涌的当下，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色在档案管理方面面临着各自的难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则深陷档案数据量大的泥沼，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复；业务人员出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据的留存再上交，耗费了大量时间。

企业档案管理存在着诸多成本与风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，数据存储线下载体无法保证档案原生性，影响了企业财务档案管理的合规及全面数字化。而会计文件共享的需求也在这些痛点中愈发凸显。

合思档案：全方位解决行业痛点

合思档案的出现，如同一场及时雨，为企业解决档案管理难题提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让会计文件共享变得更加高效。

对于 CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，合思档案还能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，推动企业财务服务效率提升，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，也为会计文件共享创造了良好条件。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率，也让会计文件共享在审计环节更加顺畅。

合思档案核心功能：开启智能管理新纪元

• 多源采集 灵活适配
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能确保了企业各种来源的会计文件都能被有效采集，为会计文件共享奠定了基础。

• 智能制档 精准高效
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步促进了会计文件共享的准确性和可靠性。

• 精细管理 规范有序
  档案管理功能方面，合思档案权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些精细的管理功能确保了会计文件共享在安全、规范的环境下进行。

• 多元应用 便捷共享
  档案应用功能丰富多样。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，全方位满足企业会计文件共享的需求。

合思档案应用案例：见证卓越成效

• 大型企业：高效管理实现降本增效
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标表现良好，如凭证总量 14W +、单据总量 50W +，某月入库数据加载 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次、单据与单据关联次数 800 亿次，会计文件共享也更加高效。

• 集团型企业：标准化落地引领合规之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，会计文件共享也更加规范。

• 传统企业：数据集成优化管理模式
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，管理方式以纸质档案为主，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，会计文件共享更加顺畅。

• 教育集团：智能化管理提升工作效率
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力、浪费纸张，实物存档占用空间、易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案可实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，会计文件共享也更加便捷。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全方位的财务数智化服务，解决企业内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了良好的效益。

合思档案拥有众多优势，如便捷调阅不打印，混序归集免组装，能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性；具备多种功能模块和解决方案，可满足企业不同场景的档案管理需求；通过多个实际案例证明了其能有效解决企业档案管理痛点，提升管理效率和效益。

如果您想让企业的会计文件共享更加高效、规范，不妨选择合思档案。现在您可以拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、扫描微信公众号二维码或微信小程序二维码，进一步了解合思档案产品，还能免费试用，开启企业档案管理数字化转型之旅。