在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，它成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力雄厚的企业，也在个人费用管理等财务数字化方面遇到了难题，而合思的出现，为其解决了这些难题，实现了降本增效。
动力源业务背景与个人费用管理痛点
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，在个人费用管理方面，实际情况却与预期差距较大。
一方面，多系统操作体验差。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作十分繁琐。而且报销数据需要财务手工录入，发票验真、查重也都依靠手工进行，这使得基础性工作占据了大量时间，工作效率低下。
另一方面，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。在个人费用管理上，这就造成了费用控制不精准，难以有效监管。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了个人费用管理的难度。
合思为动力源定制的个人费用管理解决方案
- 系统集成搭建数据桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时把动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为个人费用管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，打破了原有系统之间的壁垒，让数据能够顺畅流通，为后续的管理工作奠定了坚实基础。 - 无需报销重塑商旅流程
在产品应用上，合思提出了无需报销的创新模式，这对动力源的个人费用管理产生了颠覆性的影响。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这种模式大大简化了个人费用管理的流程，提高了工作效率，也降低了出错的概率。 - 强大连接打破数据流转壁垒
合思系统的连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这一特性打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。在个人费用管理中，加快了业务处理和数据统计效率，使得管理更加及时、准确。
解决方案的实施过程与团队努力
合思团队在为动力源实施个人费用管理解决方案的过程中，历经了多个阶段。从项目准备开始，对动力源的业务需求和现状进行了深入了解和分析。接着进入蓝图设计阶段，制定出符合动力源实际情况的详细方案。然后是系统实现上线准备，进行系统的搭建和配置。在功能测试阶段，对系统的各项功能进行了严格测试，确保其稳定性和准确性。最后进入内部运维阶段，持续为动力源提供技术支持和服务。
合思项目经理周晓培在项目实施过程中发挥了重要作用。面对项目要求高、时间要求紧的压力，他顶住困难，加班加点，任劳任怨。在遇到各种意想不到的难题时，他能够与动力源关键用户进行有效的沟通，并提供成功客户实施案例做参考。他恪尽职守，积极解决问题，为项目的顺利推进做出了重要贡献。
动力源个人费用管理取得的成果与效益
- 操作体验革新与效率提升
通过多系统集成，数据实现了互通，动力源的个人费用管理操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的满意度，也为企业节省了大量的人力成本。 - 员工体验优化
在员工层面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松，也减少了个人资金的占用。 - 财务工作减负与合规性增强
对于财务部门来说，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。 - 管理全程管控与决策优化
在管理层面，实现了事中控制、事后分析的全程管控。企业能够实时了解经营数据，管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了有力支持。
动力源的评价与反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在个人费用管理等方面服务的认可和信任。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临个人费用管理等财务数字化难题，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。现在就可以免费试用合思的产品和服务，体验其为您带来的价值和优势。
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