在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业提升竞争力的关键要素。北京合思信息技术有限公司自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。它宛如一位财务领域的智者，凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业在复杂的财务迷宫中挖出更多净利润。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，构建起一个全方位的财务数智化服务体系。聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等服务，如同璀璨星辰，照亮企业财务数字化转型的道路。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，其分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。而接下来，我们将通过动力源的案例，深入了解合思在跨部门费用管理方面的卓越能力。
动力源：数字化转型的困境与挑战
北京动力源科技股份有限公司，宛如一颗在电源行业闪耀的明星，自1995年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源便高瞻远瞩地开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，在跨部门费用管理的征程中，他们遭遇了重重困难。整体流程犹如一张错综复杂的大网，复杂且繁琐，系统之间犹如高耸的壁垒，难以逾越，与预期的转型目标差距较大。
到了2021年，问题愈发凸显。多系统操作体验差、手工录入合规难成为跨部门费用管理的两大难题。员工在提交申请单时，如同在不同的迷宫中穿梭，需要在各系统间频繁切换，极大地降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这就如同在茫茫大海中捞针，假票、错票、重票情况难以避免，差标核对等基础性工作更是占据了财务人员大量的时间。
同时，系统的割裂、数据的分散和信息的滞后，让跨部门费用管理陷入了困境。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者仿佛在黑暗中摸索，无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和优化。
合思：量身定制的跨部门费用管理解决方案
面对动力源在跨部门费用管理中遇到的重重难题，合思犹如一位技艺高超的工匠，精心打造了一套量身定制的解决方案。
首先，合思着手打破数据孤岛。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，就像搭建了一座信息的桥梁，让人员信息能够在两个系统之间自由流动。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，使得业务数据能够及时准确地反映在财务系统中，告别了多系统繁复操作的困扰。
其次，合思推出了无需报销的解决方案，这无疑是跨部门费用管理的一场革命。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，就像在轻松愉悦的旅途中，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，整个报销流程变得高效、便捷、准确。
此外，合思系统强大的连接能力也是其解决方案的一大亮点。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，就像一把万能钥匙，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人的系统中，业务数据能够跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。
实施步骤：步步为营，打造高效管理体系
合思与动力源合作后，犹如一支训练有素的军队，有条不紊地推进系统集成工作。
第一步，完成HR系统和BPM系统与合思费控的对接。这就像是为整个系统搭建了坚实的地基，确保基础数据和业务数据能够顺利同步。在这个过程中，合思的技术团队深入了解动力源的业务需求，精心调试系统，确保数据的准确性和及时性。
第二步，针对无需报销的解决方案，对动力源员工进行培训。培训就像一场知识的盛宴，让员工们熟悉因公消费免垫资、免开票的流程，以及财务统一对账、自动生成结算单和凭证等操作。通过培训，员工们能够更加熟练地使用系统，提高工作效率。
第三步，在系统连接方面，利用Open API和自定义流程引擎技术，按照标准化方式完成与第三方系统的对接。这就像是将各个独立的小岛连接成一个完整的大陆，保证了业务数据的跨系统同步应用。合思的技术团队凭借丰富的经验和精湛的技术，成功地实现了系统之间的无缝对接。
显著成效：跨部门费用管理的华丽转身
合思的解决方案在动力源实施后，犹如一颗璀璨的明星，绽放出耀眼的光芒，带来了显著的成效。
在操作体验方面，多系统集成、数据互通，让跨部门费用管理实现了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。员工们再也不用在各个系统之间疲于奔命，工作变得更加轻松愉快。
在人员成本方面，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多的精力去做更有价值的工作。他们可以将更多的时间投入到财务分析、决策支持等工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
在管理决策方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者就像拥有了一双洞察一切的眼睛，能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，他们能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源的高度评价：携手共创美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的信任和认可，也证明了合思在跨部门费用管理领域的卓越能力。
众多像动力源这样的企业已经通过合思的财务数智化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是在跨部门费用管理方面遇到困扰，不妨选择合思。合思将凭借其专业的技术和丰富的经验，为您的企业挖出更多净利润，实现有限更有效的目标。现在，您可以免费试用合思的财务数智化解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。
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