在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中积极探索前行。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发报销系统。然而，理想很丰满，现实却骨感。整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大，尤其是在个人费用管理方面，存在诸多亟待解决的问题。
转型前：个人费用管理痛点丛生
- 多系统迷宫：操作体验差合规难
在动力源的个人费用管理中，多系统操作就像一座复杂的迷宫。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费时间，还让员工在繁琐的操作中苦不堪言。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工进行。这就导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。个人费用管理在这样的操作模式下，效率低下，合规性也难以保障。 - 数据孤岛：系统割裂信息滞后
动力源的个人费用管理还面临着系统割裂、数据分散、信息滞后的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时操偏，个人费用管理陷入了信息不畅通的困境。 - 业务万花筒：报销模式复杂稽核难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了个人费用管理的难度。业务的复杂性让报销流程变得混乱，难以有效管控。 - 组织拼图：架构复杂流程繁复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，动力源的个人费用管理也面临着组织架构复杂、各主体流程繁复的问题。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证。这种组织架构和流程的差异，让个人费用管理的效率大打折扣。
合思方案：为个人费用管理精准把脉
- 系统集成：搭建数据互通桥梁
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面发力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，让人员信息在合思费控系统中能够准确呈现。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这样的系统集成，打破了数据之间的壁垒，为个人费用管理搭建了数据互通的桥梁。 - 产品应用：重塑商旅出行流程
在产品应用方面，合思的无需报销模式颠覆性重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，这大大提升了员工的幸福感。消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。系统连接能力强，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为个人费用管理带来了全新的体验。
实施过程：精心雕琢个人费用管理方案
- 紧密合作：确保系统集成精准对接
合思团队与动力源密切合作，将动力源现有的多个系统与合思费控进行集成。在这个过程中，合思团队充分考虑动力源的业务特点和数据需求，确保数据的准确同步和流畅对接。每一个数据的传输、每一个系统的接口，都经过了精心的调试和优化，为个人费用管理的数字化转型奠定了坚实的基础。 - 定制配置：贴合业务需求个性打造
针对动力源的业务特点和需求，合思对费控系统进行了定制化配置。设置适合动力源的费用标准、审批流程等，让系统能够更好地适应动力源的业务模式。在个人费用管理方面，根据不同的业务场景和费用类型，制定了个性化的管理规则，提高了管理的精准度和有效性。 - 专业培训：助力员工熟练掌握系统
为了保障系统的顺利推广和应用，合思对动力源的员工进行了系统培训。培训内容涵盖了合思费控系统的操作和使用方法，让员工能够熟悉系统的各项功能。通过专业的培训，员工能够更加高效地使用系统进行个人费用管理，提升了工作效率和管理水平。
转型成果：个人费用管理焕然一新
- 效率飞升：操作体验全面革新
合思解决方案的实施，让动力源的个人费用管理实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一系列的数据变化，直观地反映了个人费用管理效率的显著提升。 - 员工舒心：流程简化体验升级
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在个人费用管理中感受到了更多的便利和舒适。 - 财务减负：合规管控精力释放
对于财务人员来说，合思解决方案带来了审批有依据，费控更合规，结算更统一的效果。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，个人费用管理的合规性和效率得到了双重提升。 - 管理增效：全程管控决策精准
在管理方面，合思解决方案实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，个人费用管理在企业管理中的作用得到了充分发挥。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果你所在的企业也面临着类似动力源的个人费用管理难题，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的解决方案，让我们携手为企业的财务数字化转型助力，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
