在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度重塑着企业的财务管理格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推行数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决。电子凭证数字化转型加速前行，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为助力企业顺利应对电子凭证数字化转型，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》，为广大企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。今天，就让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，看看它是如何借助合思档案优化报销合规流程，实现财务管理的转型升级。
金牌橱柜：家居行业的领军先锋
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在近二十多年的发展历程中，它已成长为国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，彰显了其在行业内的领先地位和卓越实力。
金牌橱柜的业务规模庞大，在全球范围内拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地。公司旗下拥有92家归档主体，企业人数达6000多人。如此庞大的业务体量，使得公司每年的记账凭证量高达2198061张，业务单据量达到494949张，银行回单量为177744张，发票量也有123247张。
然而，庞大的业务数据背后，也隐藏着一系列的管理难题。在传统的档案管理模式下，装订配耗时预估每年达到66天，档案查找耗时预估为30天，打印成本预估每年180000元，存储空间成本90000元，打印成本更是高达100000元。这些高昂的时间和成本消耗，严重影响了企业的运营效率和经济效益，优化报销合规流程迫在眉睫。
传统模式：报销合规流程痛点重重
在整理环节，会计档案分散在各个系统中，数据难以整合和利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架档案，繁琐的操作流程不仅耗费大量时间和精力，还容易出现人为错误，影响报销合规流程的准确性和效率。
保管环节同样面临挑战。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种分散的保管方式增加了档案管理的难度和风险，容易导致档案丢失或损坏，影响企业的财务管理和合规运营。
在存储环节，公司采用独立档案室管理纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量急剧增加，占用了大量的存储空间，增加了企业的存储成本。同时，纸质档案的查找和调阅也非常不便，降低了工作效率。
在管理利用方面，公司主要采用纸质档案管理方式，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查档案，工作效率低下，且难以保证稽查的准确性和全面性。这种传统的档案管理模式已经无法满足企业快速发展的需求，急需进行数字化转型，以优化报销合规流程。
合思方案：重塑报销合规流程新体验
面对金牌橱柜家居科技股份有限公司的业务痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
统一存储是合思方案的核心亮点之一。通过打破数据孤岛，合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这使得企业的会计档案数据更加集中、规范，方便了后续的查询和使用，为优化报销合规流程提供了坚实的数据基础。
业务证据链完整是合思方案的另一大优势。合思通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业在进行报销和财务管理时，可以更加清晰地了解业务的来龙去脉，确保报销合规流程的准确性和合规性。
数据共享和一站式查阅也是合思方案的重要特点。合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以便捷高效地查阅所需信息。无论是财务人员进行报销审核，还是管理人员进行决策分析，都可以通过合思档案平台快速获取相关数据，大大提高了工作效率。
此外，合思还实现了银行回单无纸化管理。海量银行回单自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理，有效助力企业降本增效。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了银行回单的处理效率，进一步优化了报销合规流程。
转型成果：报销合规流程显著优化
金牌橱柜家居科技股份有限公司在使用合思档案后，取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和报销合规流程的准确性。
档案查询耗时减少了80%，企业在进行财务审计、税务稽查等工作时，可以快速准确地获取所需档案信息，大大提高了工作效率和响应速度。
在成本方面，预估节省总体成本30万+/年。这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效运营，减少了打印成本、存储空间成本和人工成本等，为企业带来了实实在在的经济效益。
同时，合思档案严格遵循国家相关法律法规和企业内部管理制度，确保档案的合规性达到100%。这为企业的财务管理和合规运营提供了有力保障，让企业在发展过程中更加安心、放心。
合思档案：引领报销合规流程数字化未来
合思档案具有诸多优势和价值。它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
在未来，电子凭证数字化转型将进一步加快，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。合思档案将凭借其先进的技术和优质的服务，助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，共同实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
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