合思档案：破解企业费用报销合规管理难题

在企业的财务管理中，费用报销合规管理是一项至关重要却又充满挑战的工作。特别是在2025年即将完成数电票全覆盖的背景下，企业财务档案管理正面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待弥补。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色在费用报销合规管理以及财务档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管会发现，纸质档案管理不仅成本高昂，占用大量的存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗时，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后进行报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。

此外，企业还面临着多种成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存放档案。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件不够精细，导致数据无法得到有效利用。合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储还依赖线下载体。

合思档案一站式解决方案 满足多样需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，在费用报销合规管理方面也有着出色的表现。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互之间可以穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。而且会计档案无需打印，应收尽收，确保了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步保障了费用报销合规管理的全面性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，为费用报销合规管理提供了坚实的保障，确保财务合规。

合思档案核心功能亮点 助力高效管理

• 多源采集 灵活全面
  多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷的手动数据补录方式，保证了费用报销相关数据的全面采集。

• 智能制档 高效精准
  智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，能够通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了费用报销合规管理的效率和精准度。

• 档案管理 精细管控
  档案管理实现了权限管理的精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、设置表单主键等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，确保了费用报销相关档案的安全管理。

• 档案应用 便捷实用
  档案应用支持多维检索，能够满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，方便企业在费用报销合规管理中快速查找和核对相关信息。

企业使用合思档案显著收益 提升综合价值

企业使用合思档案在费用报销合规管理以及整体财务档案管理方面能够获得显著的收益。

首先是显著的降本增效。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提高了检索效率，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，为费用报销合规管理提供了更完善的系统支持。

再者，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业在费用报销合规管理以及其他决策方面提供有力的数据支持。

最后，实现资源重组，企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，提升了费用报销合规管理的整体水平。

典型场景剖析 凸显管理难点

不同规模和行业的企业在财务档案管理以及费用报销合规管理方面有着不同的常见情况。

大型集团型企业面临着档案管理流程复杂，人工环节多的问题。凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力。实物档案异地管理，导致财务信息难整合，政策落地难。

年单据量巨大的企业存在会计档案纸电混合难管理的问题。手工作业低效费力，财务人员需要耗费大量时间在低价值的整理、匹配工作上，而且无法精准、快速定位原始凭证。

业务系统多的企业在费用报销合规管理方面也面临诸多挑战。采集环节，业务系统独立，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节，实物存档占用空间且易损坏；整理环节，财务账表归档装订复杂；利用环节，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。

客户成功案例见证 合思档案实力

多个企业的成功案例证明了合思档案在解决企业实际问题方面的强大能力。

某年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。帮助企业实现了业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效。数据指标显示，凭证总量14W+，单据总量50W+，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。帮助企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案帮助企业统一储存，实现了业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，面临低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用环节的诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，帮助企业以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您想解决费用报销合规管理以及财务档案管理的难题，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，体验其强大的功能和卓越的服务，开启企业数字化转型和降本增效的新篇章。合思档案提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多地，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。