合思档案：解锁数电票时代企业档案管理新密码，助力差旅报销效率提高

在数字化浪潮的席卷之下，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。国家明确提出2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管被纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则在面对海量档案数据时，要花费大量时间进行整理，手动匹配核对工作枯燥又繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件不够精细，更存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。这些问题严重影响了企业的运营效率，差旅报销效率提高也成为了企业迫切的需求。

合思档案：企业档案管理的救星

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一颗璀璨的新星，为企业解决内外交困的档案管理问题带来了希望。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案可以实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

合思档案的价值十分显著。它能为企业70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%提升检索效率，还能确保100%管理合规性。通过“四性检测” + “业务检测”，它满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能让用户自由穿透档案链，极大地提高了差旅报销效率提高的可能性。

功能模块：开启智能档案管理之旅

合思档案拥有丰富多样的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有助于差旅报销效率提高。

档案管理模块也十分出色。权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

核心亮点：铸就档案管理卓越优势

合思档案的核心亮点令人瞩目。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，对差旅报销效率提高起到了积极作用。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，为差旅报销效率提高提供了有力支持。

数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

价值呈现：惠及不同角色与企业整体

对于CEO/高管来说，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，从而推动差旅报销效率提高。

对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，为差旅报销流程的顺畅提供了保障。

对于外部审计，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，提高了审计效率，间接促进了差旅报销效率提高。

对企业整体而言，合思档案是企业全面数字化收尾的“兜底”系统，能补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升管理能效，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，为差旅报销效率提高创造了良好的企业环境。

典型场景：见证实际应用成效

在报销业务场景中，员工上传发票，系统进行商旅报销、报销付款、财务入账等操作。合思档案可对发票、报销单、回单、凭证等归档数据进行关联匹配，通过规则引擎组装档案证据链，并进行完整性检测，保障财务合规，有效提高了差旅报销效率提高。

在多系统数据互联场景中，企业会计档案散落各系统，合思档案的数据集成方案可广泛连接各系统，统一数据标准，应收尽收。业务检测方案能站在财务视角配置数据检测方案，核查档案关系链条和数据金额匹配情况。跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，为差旅报销提供了全面准确的数据支持。

在集团型企业档案管理场景中，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储原文文件。进行业务完整性检测，系统智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，采用混序归档和银行回单分类归档，实现档案无纸化，提高了集团内部差旅报销的管理效率。

在实物档案管理场景中，“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，为涉及实物相关的差旅报销提供了便利。

成功案例：彰显实力与客户认可

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，数据指标良好，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，差旅报销效率提高明显。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了良好的管理成效，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，差旅报销的管理效率大幅提升。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案数据未有效整理利用、检索效率低、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，成本效益对比明显，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，差旅报销效率得到了极大提高。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，差旅报销的处理效率也随之提升。

市场定位：差异化优势脱颖而出

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，为6000 + 企业客户提供服务，是领先的单套制电子会计档案管理平台。合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案拥有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。此外，合思档案获得多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，体现了其技术实力和可靠性，这些优势都有助于企业实现差旅报销效率提高。

未来展望与呼吁

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升管理能效，助力企业实现业财融合、合规经营和低碳运营，为差旅报销效率提高提供坚实的保障。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，以更先进的技术、更完善的功能、更优质的服务，满足企业不断变化的档案管理需求，帮助企业在数字化浪潮中脱颖而出。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您想提升企业的差旅报销效率提高，抓住数字化机遇，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启高效、合规、低碳的档案管理新时代。