在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本巨大、储存占地以及档案数据难以分析利用的压力；财务人员被海量档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员则在报销纸质票据时遭遇流程繁琐的问题。传统管理方式更是存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量存储空间；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。
面对这些挑战和痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全面、高效的财务档案管理方案。
角色专属方案 满足多元需求
合思档案为企业不同角色提供了量身定制的解决方案，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
– 对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。通过对财务档案数据的深入分析，为企业决策提供有力支持，让企业在市场竞争中占据优势。
– 对于归档员/财务，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升自身职业发展空间。
– 对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作效率，降低了沟通成本。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是差旅使用案例，还是其他业务场景，都能为企业提供高效、准确的档案管理服务。
强大功能模块 展现全面能力
合思档案拥有全面的管理能力，其功能模块涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个环节。
– 智能采集功能，通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等，实现多源采集。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在差旅使用案例中，能够快速、准确地采集差旅相关的发票、单据等信息，为后续的档案管理奠定基础。
– 预归档服务包括自动归档、业务检测等，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理涵盖档号管理、账套管理等，为档案管理提供了坚实的基础。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速查找所需档案。统计分析功能可进行进销项统计、资金统计等，为企业提供数据支持。应用层的辅助审计、证据方案库等功能，进一步提升了档案管理的价值。
– 智能制档功能通过规则引擎自动组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能。字段映射可让查阅更便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。在差旅使用案例中，能够将差旅费用报销凭证与相关的发票、行程单等自动关联，提高档案整理效率。
– 专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强。在差旅使用案例中，企业可以根据自身需求定制差旅档案的版式，方便查看和管理。
核心亮点突出 彰显独特优势
合思档案具有多个核心亮点，展现了其在财务档案管理领域的独特优势。
– “四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在差旅使用案例中，能够确保差旅费用报销的真实性和合规性，避免企业面临财务风险。
– 大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在差旅使用案例中，能够快速处理大量的差旅单据，为企业提供及时、准确的数据分析。
– 共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。在差旅使用案例中，企业管理人员可以随时查阅差旅费用的详细信息，了解差旅成本的使用情况。
– 实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在差旅使用案例中，对于纸质的差旅发票等实物档案，能够实现线上线下的关联管理，方便查询和追溯。
显著价值体现 助力企业发展
合思档案为企业带来了显著的价值，推动企业实现高效、合规的发展。
– 显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，让企业更有效的“收紧钱袋子”。在差旅使用案例中，企业可以节省大量的差旅费用报销凭证打印和整理成本，提高工作效率。
– 电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在差旅使用案例中，能够将差旅业务、财务核算、税务申报等环节有机结合起来，实现数据的实时共享和流转。
– 让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业提供决策支持。在差旅使用案例中，通过对差旅费用数据的分析，企业可以优化差旅政策，降低差旅成本。
– 资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在差旅使用案例中，企业可以实现差旅费用报销流程的自动化和标准化，提高管理效率。
典型场景覆盖 凸显实用价值
合思档案在多个典型场景中展现了其实用性和价值。
– 在企业日常的档案采集、整理、存储、借阅、鉴定、销毁等全流程管理场景中，合思档案可实现自动化、合规化操作。在差旅使用案例中，能够自动采集差旅费用报销凭证，完成档案的整理和存储，方便后续的借阅和查询。
– 在外部审计场景中，审计人员可通过系统实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在差旅使用案例中，能够为审计人员提供便捷的差旅费用审计服务，提高审计效率。
– 在企业决策场景中，CEO/高管可通过沉淀的数据资产，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在差旅使用案例中，企业高管可以根据差旅费用数据的分析结果，制定合理的差旅政策，控制差旅成本。
– 在财务人员工作场景中，可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。在差旅使用案例中，财务人员可以快速处理差旅费用报销，减少手工操作，提高工作准确性。
成功案例见证 增强方案可信度
合思档案已经在多个企业中得到了成功应用，以下是一些差旅使用案例：
– 某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次等。在差旅管理方面，实现了差旅费用报销的自动化处理，提高了工作效率，降低了成本。
– 某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在差旅管理方面，统一了差旅费用报销的标准和流程，提高了管理效率。
– 某企业档案管理低效、数据未有效整理利用等问题。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅管理方面，实现了差旅费用数据的有效整合和利用，为企业提供了决策支持。
– 某教育集团业务系统多、档案管理低效等问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。在差旅管理方面，方便了教育集团员工的差旅费用报销和管理，提高了员工满意度。
精准市场定位 展现差异化优势
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，为企业提供全方位财务数字化服务。
– 具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在差旅使用案例中，能够与企业的差旅管理系统、财务系统等进行无缝对接，实现数据的实时共享和流转。
– 拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。在差旅使用案例中，能够自动完成差旅费用报销凭证的归档工作，提高工作效率。
– 符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理，满足国家相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在差旅使用案例中，能够确保差旅费用报销的合规性，避免企业面临税务风险。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。未来，合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，推动企业数字化转型迈向新高度。
企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，告别传统低效的档案管理方式，开启高效、合规、绿色的财务档案管理新篇章。如需了解更多信息，可拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com网站，也可通过微信公众号和小程序获取相关资讯。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的价值。
